Choisissez l’un de ces cadres et invitez les dirigeants à y déposer leurs idées à l’aide de post-its virtuels.
2. Préparer votre tableau avant la réunion
Vos objectifs sont prêts ? Génial ! Nous vous recommandons ensuite de mettre en place votre tableau Lucidspark avant le début de la séance de planification stratégique.
Ajouter des conteneurs pour chaque objectif
Dans le panneau Notes, ajoutez les principaux objectifs ou buts pour le prochain trimestre ou au-delà afin qu’ils soient facilement accessibles à tout moment de la séance. Vous pouvez également utiliser le panneau Notes pour ajouter un ordre du jour ou une description générale du déroulement de la séance.
Ensuite, faites glisser des conteneurs et étiquetez-les en fonction de chacun de vos buts principaux. Vous garderez ainsi vos objectifs à l’esprit lorsque vos collaborateurs suggéreront des idées et classeront par ordre de priorité les projets qui permettront de concrétiser au mieux la vision de l’entreprise.
Selon le système que vous utilisez, vous pouvez ajouter à l’avance des post-its à ces conteneurs pour indiquer d’autres informations préliminaires.
Par exemple, chez Lucid, nous définissons nos objectifs et résultats clés selon la méthode OKR chaque trimestre. Nous créons un conteneur pour chaque objectif, puis utilisons des post-its avec un code couleur pour les autres informations : bleu pour le responsable principal de chaque objectif et orange pour les résultats clés.
Partager votre tableau avec les participants
Envoyez votre tableau Lucidspark à vos collaborateurs afin qu’ils prennent connaissance du contexte et soient prêts à intervenir dès le début de la réunion. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur Partager dans Lucidspark. Vous pouvez même générer un lien à joindre avec votre invitation de réunion : sélectionnez Lien vers l’affichage actuel si vous souhaitez diriger les collaborateurs vers une partie spécifique du tableau lorsqu’ils l’ouvrent.
3. Ajouter des projets
Il est maintenant temps que chacun intervienne et ajoute ses idées pour atteindre les objectifs ambitieux que vous avez fixés. Avant la réunion, créez des post-its pour les projets qui ont été envisagés au cours des trimestres précédents, mais qui ont été retardés en raison d’autres priorités. Vous avez maintenant ces idées à disposition pour les ajouter aux projets du trimestre.
Un tableau blanc en ligne donne aux membres de l’équipe la possibilité de faire un brainstorming chacun de leur côté avant de se réunir. Vous n’avez ainsi pas besoin d’essayer de consigner les idées que chacun hurle ou pire encore, de regarder les minutes passer en attendant que quelqu’un prenne la parole. Définissez un minuteur pour aider les participants à rester concentrés… et les encourager subtilement à se montrer plus productifs.
Laissez tous les membres de l’équipe déposer des post-its dans les différents conteneurs pour y noter leurs idées. Vous pouvez attribuer un code couleur individuel à vos collaborateurs pour identifier l’auteur de chaque suggestion. Ce brainstorming peut être un processus amusant et interactif. Encouragez les membres de votre équipe à utiliser le dessin à main levée et les réactions emoji en complément des post-its.
La zone de travail de Lucidspark offre un espace illimité pour exprimer vos idées, et si jamais vous avez besoin de réunir votre groupe, vous pouvez facilement convoquer l’ensemble des participants dans la même section du tableau à l’aide de la fonction Partager ma vue.
4. Étiqueter les projets par priorité et par charge
C’est généralement là que la planification stratégique se complique. Vous disposez d’une multitude de projets potentiels et d’un délai restreint pour les réaliser : lesquels allez-vous prioriser ? Lucidspark facilite ce processus grâce aux étiquettes.
Cliquez sur chaque post-it pour ajouter une étiquette. Nous vous recommandons de classer vos notes par ordre de priorité (priorité élevée, moyenne ou faible selon l’importance du projet pour l’atteinte de l’objectif) et par charge (lourde, moyenne ou légère selon l’effort ou les ressources nécessaires à la réalisation du projet).
La charge peut être déterminée par la personne qui connaît le mieux la portée du projet, qu’il s’agisse de l’équipe qui l’exécute ou du membre de l’équipe qui l’a suggéré. Vous pouvez facilement solliciter un collaborateur lorsque vous avez besoin de contexte supplémentaire sur un projet donné en le @mentionnant dans un commentaire ou en utilisant le chat intégré.
La priorité doit être discutée en groupe pour obtenir une perspective plus globale. Vous craignez que votre équipe ne passe trop de temps à débattre de la priorité des différents projets ? Réglez un minuteur dans Lucidspark pour éviter que votre réunion ne s’éternise.
5. Trier les projets (et rejetez ou reportez les projets à priorité faible)
Utilisez les fonctions Trier et Rassembler pour regrouper les post-its en fonction des étiquettes que vous avez créées. Par exemple, vous pouvez commencer par les projets prioritaires afin de vous assurer que votre équipe ait la capacité de les intégrer. Les projets moins prioritaires seront faciles à trier et à conserver, à rejeter ou à conserver pour un prochain trimestre.
Si vous disposez d’un trop grand nombre de projets hautement prioritaires que vous devez encore trier en équipe, organisez une session de vote dans Lucidspark. Cliquez sur Vote dans l’onglet Outils d’équipe : vous pouvez attribuer un nombre spécifique de votes à chaque participant et visualiser les résultats pour déterminer rapidement quels projets sont absolument essentiels pour votre plan stratégique.
Créez un nouveau conteneur pour accueillir votre « liste de débordement », à savoir les projets pour lesquels vous n’avez pas le temps ce trimestre, mais que vous devriez envisager à l’avenir.
6. Exporter vos plans et passer à l’action
Maintenant que vos projets sont planifiés, poursuivez sur votre lancée : exportez votre tableau Lucidspark dans Lucidchart pour transformer vos projets planifiés en d’autres types de ressources qui vous permettront d’atteindre vos objectifs, par exemple des roadmaps produits et des tableaux Scrum.
Le télétravail étant devenu la norme, Lucidspark est la solution idéale pour stimuler la participation et l’action lors de vos séances de planification stratégique. Si ce n’est pas déjà fait, créez un compte et commencez à définir les objectifs de votre entreprise.
