Même les tâches qui semblent simples peuvent rapidement tourner au chaos. Par chance, de bons outils de gestion de projet limitent ce risque. Réjouissez-vous : l’outil le plus efficace pour gérer vos projets est également simple, intuitif et très visuel. Son nom ? Le diagramme de Gantt. Il permet de maîtriser toutes sortes de projets, de ceux qui semblent simples à ceux qui semblent un peu impossibles. Lisez cet article pour découvrir comment construire votre propre diagramme de Gantt à l’aide de Lucidspark.
Ganttendez-vous pour commencer ?
Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?
Un diagramme de Gantt, par definition, est un graphique composé de barres indiquant les étapes (ou tâches) nécessaires à la réalisation d’un projet selon une échelle de temps. Ces tâches sont affectées à différents membres de l’équipe et représentées par des barres qui concordent avec les dates d’échéance figurant dans la partie supérieure du graphique. D’un seul coup d’œil, vous pouvez savoir qui travaille sur quoi, et à quel moment une tâche doit être achevée. Vous pouvez également visualiser les dépendances et déterminer les tâches pouvant être menées de front.
Le diagramme de Gantt a été mis au point en 1896 par Karol Adamiecki, un économiste, ingénieur et chercheur en gestion polonais. Il promouvait un travail fluide basé sur l’analyse graphique, et son désir d’harmonisation s’est concrétisé en une première version du diagramme de Gantt appelée « harmonogramme ».
Celui-ci a ensuite été remanié par Henry Gantt, un ingénieur et consultant en gestion américain, lorsqu’il a été recruté pour aider l’armée américaine à se préparer à son entrée dans la Première Guerre mondiale. Le diagramme de Gantt reflète la théorie de gestion de son créateur, qui met l’accent sur les ressources et le temps, et a été conçu de manière à illustrer l’écart entre les performances et les promesses. Mais ces premiers modèles présentaient des défauts majeurs :
- Ils n’indiquaient pas les relations d’interdépendance.
- Ils étaient réalisés sur papier et devaient donc être entièrement redessinés en cas de changement.
Heureusement, les dernières évolutions du diagramme de Gantt permettent de collaborer harmonieusement pour atteindre un objectif commun sans qu’il soit nécessaire de repartir de zéro chaque fois que des éléments changent.
Les avantages des diagrammes de Gantt
Vous découvrirez probablement des raisons personnelles de vous intéresser aux diagrammes de Gantt lorsque vous commencerez à les intégrer dans vos processus métier. En attendant, voici quelques avantages courants qui expliquent la popularité de ces visuels pratiques :
- Suivi de l’avancement : vous saurez à tout moment où en est votre projet.
- Coordination de l’équipe : l’équipe valide le projet et les tâches à l’avance.
- Facilité de gestion : les projets difficiles sont décomposés en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
- Visualisation des dépendances : il est facile de négliger les dépendances lorsque les tâches ne font pas l’objet d’un suivi, ce qui entraîne des goulots d’étranglement pouvant mettre en péril votre date de livraison.
- Gestion des ressources : identifiez les collaborateurs dont vous avez besoin, leur affectation et leur contribution. Évitez le surmenage et déterminez qui aura besoin d’un soutien supplémentaire.
Comment construire un diagramme de Gantt
Vous êtes prêt à créer le meilleur diagramme de Gantt qui soit ? Suivez notre guide étape par étape :
Déterminer vos tâches et sous-tâches
Vous serez surpris du nombre de tâches à accomplir, même pour un projet basique. Pour vous assurer que vous n’en oubliez aucune, utilisez un tableau blanc virtuel tel que Lucidspark et réalisez un brainstorming à l’aide de post-its. Sollicitez la contribution des différentes équipes et parties prenantes qui pourraient présenter d’autres points de vue. Une fois votre brainstorming terminé, vous pourrez facilement déplacer ces notes au cours des étapes suivantes.
Identifier les liens entre les tâches
Un diagramme de Gantt permet de lier des tâches de deux manières différentes :
- Tâches parallèles : tâches que vous pouvez mener de front.
- Tâches séquentielles : tâches qui présentent des dépendances.
Dans votre tableau blanc virtuel, déplacez vos post-its de manière à indiquer les tâches qui nécessitent l’achèvement de travaux précédents avant de pouvoir être exécutées. Si certaines tâches peuvent être accomplies indépendamment, placez-les dans leur propre conteneur.
Créer votre chronologie
La façon la plus simple de procéder est de travailler à rebours, surtout si vous avez une échéance stricte pour le projet. Si ce n’est pas le cas, estimez le temps que devrait prendre chaque tâche, puis disposez-les sur le graphique en conséquence. Il est préférable d’exagérer le temps estimé pour chaque tâche. Ainsi, les imprévus risqueront moins de faire dérailler votre projet.
Organiser vos tâches
Cette étape est plaisante. Examinez les tâches avec des dépendances et placez-les dans l’ordre approprié. Et voilà, vous savez maintenant comment organiser vos tâches dans votre diagramme de Gantt.
Comment créer un diagramme de Gantt dans Lucidspark
Lucidchart propose évidemment un modèle de diagramme de Gantt. Vous n’avez pas besoin de réinventer la roue. Tout d’abord, ouvrez le modèle de diagramme de Gantt dans Lucidspark. Ensuite, indiquez les tâches que vous devrez accomplir, telles qu’elles ont été décidées pendant votre brainstorming. Les tâches figurent dans la partie gauche du diagramme. Le modèle n’en compte que neuf, mais vous pouvez facilement copier/coller un nombre illimité de tâches (et il en va de même pour tout autre objet du graphique).
