Invitez les bonnes personnes à la réunion
Cette étape peut être difficile si vous ne connaissez pas bien votre équipe et les parties prenantes. Connaître les principaux objectifs du commanditaire de la réunion vous aidera. Vous pouvez utiliser ces objectifs pour réfléchir aux personnes qui pourraient contribuer à trouver une solution ou à faire avancer la conversation. Réfléchissez aux personnes qui pourraient avoir les réponses à certaines des questions possibles - ce sont les personnes qui doivent probablement participer à la réunion.
Préparez les participants à la réunion à l'avance
Les participants sont beaucoup plus enclins à s'engager dans une réunion lorsqu'ils ont la possibilité de réfléchir à l'ordre du jour et d'identifier les points sur lesquels ils peuvent apporter leur contribution. Avant votre réunion, donnez aux participants un peu plus de contexte que l'objet de l'invitation. Cela peut prendre la forme d'une déclaration d'objectif, d'un ordre du jour ou de documents d'appui.
Il est généralement plus facile de joindre ces informations à l'invitation pour que les gens puissent y accéder rapidement. Par exemple, l'invitation à un appel de lancement peut inclure un énoncé d'objectif qui dit : "Lancer efficacement notre initiative avec une vision, une charte des rôles et des normes, et un engagement du groupe envers chacun de ces éléments."
Élaborez un ordre du jour qui encourage la participation
L'une des plus grandes valeurs ajoutées du rôle d'animateur est qu'en tant que partie neutre, vous pouvez soulever des sujets de préoccupation ou des opportunités sous la forme d'une question. Poser une question habilement peut rendre des sujets plus vastes plus accessibles et inciter les participants à offrir leur expertise.
Par exemple, un point typique de l'ordre du jour comme "discuter du plan stratégique" peut sembler trop important pour qu'un seul participant puisse y répondre. Mais en la remplaçant par des questions qui mènent au résultat souhaité, vous rendrez le sujet plus accessible et ouvert à la discussion. Au lieu de "discuter du plan stratégique", essayez de poser des questions comme celles-ci : "Quelle est la principale menace qui pèse sur le marché et qui requiert notre attention ? Comment cela pourrait-il nous affecter, et quelles actions nous permettraient de les anticiper ?"
Commencez la réunion en brisant la glace et trouvez votre style d'animation
Même avec la meilleure préparation, les gens viennent souvent aux réunions en portant le poids de la journée avec eux. L'une de vos premières actions au début de la réunion doit être de faire en sorte que tout le monde se concentre sur l'objectif principal de la réunion et sur ce que vous espérez obtenir à la fin de celle-ci. Brisez la glace et résumez en quelques mots l'objectif de la réunion peut vous aider à rassembler votre équipe et lui donner une bonne raison de participer.
Résumez l'objectif, les résultats, les avantages de la participation, la façon dont tout le monde participera, ainsi que les rôles et responsabilités des participants. Au fur et à mesure que vous ferez de l'animation, vous allez développer votre propre style, mais au départ, le script ci-dessous peut constituer un bon point de départ :
Salutation : Bonjour et bienvenue !
Objectif : L'objectif de cet atelier est d'identifier et d'adopter les changements qui amélioreront notre flux de travail quotidien .
Résultats et avantages : C'est le moment d'approfondir le sujet et de déterminer quelles sont les questions prioritaires à traiter et comment, donc le résultat clé de cette session est un plan des expériences que nous allons tenter.
Comment tout le monde participera : Dans un instant, nous allons recueillir vos commentaires. Mais tout d'abord, nous allons travailler ensemble, à la fois ici en tant que groupe et en petits groupes. Je faciliterai le travail en groupe, mais nous aurons besoin de volontaires pour noter vos résultats au cours des réunions en petits groupes. Est-ce que cela fonctionnera pour tous le monde ?
Créez des opportunités pour engager les participants
L'un des principaux objectifs de la facilitation est de faire ressortir les pensées et les réponses des membres de l'équipe afin d'accroître la participation et d'améliorer les résultats. Si vous vous contentez de lire les points d'un ordre du jour, les gens sont enclins à ne pas dire grand-chose et à se contenter de suivre les déclarations. Mais si vous demandez des réflexions sur un sujet particulier ou si vous posez des questions, cela encourage naturellement une plus grande participation.
Les logiciels de collaboration visuelle peuvent faciliter la discussion en donnant aux participants quelque chose de visuel avec lequel ils peuvent s'engager et un endroit où ils peuvent partager leurs idées, quel que soit leur style de travail. Cela peut aussi vous permettre d'identifier les points de départ et de garder les équipes honnêtes sur ce que vous acceptez. Assurez-vous d'éviter de faire des déclarations générales et vérifiez périodiquement la température auprès de l'équipe pour voir si quelqu'un a des commentaires supplémentaires.
