Was ist Prozessdokumentation und wie setzt man sie am besten ein?

Organisationen unterscheiden sich stark darin, wie ernst sie Dokumentation nehmen. Manche dokumentieren jede noch so kleine Änderung, andere dokumentieren einmal und pflegen die Dokumentation nur selten, und manche vermeiden die Dokumentation ganz, weil sie sie als Zeit- und Geldverschwendung ansehen.  

Trotzdem ist Prozessdokumentation für jede Art von Organisation unerlässlich. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, was eine Prozessdokumentation ist, warum Sie sie benötigen und wie Sie sie mit unserer Prozessdokumentationssoftware erstellen. 

Was ist Prozessdokumentation?

Ein Prozessdokument bietet einen Überblick der notwendigen Schritte zur Durchführung einer Aufgabe oder eines Prozesses. Unternehmen verfügen über wiederholbare Prozesse, die für ihren erfolgreichen Betrieb von grundlegender Bedeutung sind, und die Prozessdokumentation dient als entscheidender Leitfaden für Mitarbeitende und Managerinnen bzw. Manager, um Verwirrung und Missverständnisse zu reduzieren.

Der Begriff „Prozessdokumentation“ wurde erstmals 1978 in Bezug auf ein Projekt verwendet, bei dem Sozialwissenschaftlerinnen und Sozialwissenschaftler auf den Philippinen den Arbeitsprozess von Bäuerinnen und Bauern in Dörfern dokumentierten. Seitdem ist er in allen Ländern und Branchen verbreitet. 

Wie Ihr Unternehmen von der Prozessdokumentation profitieren kann

Die Prozessdokumentation ist eine operative Roadmap für Ihr Unternehmen. Sie ermittelt den aktuellen Stand eines Prozesses, damit Sie ihn verbessern können. Jede Aufgabe, die mehr als einmal oder von mehreren Personen ausgeführt wird, muss dokumentiert werden, um Konsistenz zu gewährleisten und eine kontinuierliche Überwachung zu ermöglichen.

Stellen Sie sich die Prozessdokumentation wie eine Checkliste vor dem Flug vor. Selbst hochqualifizierte Pilotinnen und Piloten mit Tausenden von Stunden Training verlassen sich auf Checklisten. Sie verlassen sich nicht nur auf das Gedächtnis, und kein Schritt gilt als zu klein.

Die Hauptziele der Dokumentation Ihrer Prozesse sind: 

• Bewahrung von institutionellem Wissen: Wenn eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bleibt ihr bzw. sein Prozesswissen im Unternehmen und geht nicht mit ihr bzw. ihm.

• Standardisierung der Durchführung: Ohne Dokumentation wird ein Prozess im Grunde jedes Mal von jemandem neu gestaltet, wenn er wiederholt wird.

• Ressourcenoptimierung: Sie können durch formalisierte Prozesse lernen, wie Sie Zeit, Kosten und Materialien reduzieren können.

• Vereinfachung von Schulung und Einarbeitung: Die Dokumentation reduziert den Schulungsaufwand für die Mitarbeitenden, minimiert das Risiko von Missverständnissen und bietet neuen Mitarbeitenden einen Überblick über den Gesamtzusammenhang.

• Verbesserung von Qualität und Zufriedenheit: Die Dokumentation identifiziert proaktiv Schwächen, steigert die Gesamteffizienz sowie die Zufriedenheit von Kundinnen und Kunden sowie Mitarbeitenden.

Wer sollte an der Dokumentation beteiligt sein?

Damit die Dokumentation so genau wie möglich ist, muss sie Perspektiven aus der gesamten Organisation einbeziehen. Die Einbeziehung verschiedener Perspektiven reduziert Missverständnisse und gewährleistet die Abstimmung im Zuge der Weiterentwicklung von Prozessen. Erwägen Sie die Einbeziehung der folgenden Gruppen: 

• Projektteam: Dokumentation sollte ein integraler Bestandteil der Teamaktivitäten sein. Oft ist es hilfreich, eine Dokumentationsverantwortliche bzw. einen Dokumentationsverantwortlichen zu ernennen, die bzw. der nicht in die tägliche Ausführung eingebunden ist. So kann die Person sich darauf konzentrieren, Informationen zu organisieren und zur Reflexion anzuregen, während gleichzeitig die Projektziele auf Kurs bleiben.

• Stakeholderinnen und Stakeholder: Alle, die an einem bestimmten Projekt beteiligt sind, sollten an dessen Dokumentation beteiligt sein, um sicherzustellen, dass die Erfahrungen aller Beteiligten vollständig erfasst werden.  

• Außenstehende: Neutrale Außenstehende können eine neue, unvoreingenommene Perspektive bieten, um Prozesse zu verbessern.

Herausforderungen der Prozessdokumentation

Eine umfassende Dokumentation ist zwar unerlässlich, doch ist es wichtig, sich auch der möglichen Herausforderungen bewusst zu sein.

• Beobachtereffekt: Stakeholderinnen und Stakeholder verhalten sich oft anders oder halten Informationen zurück, wenn sie wissen, dass ihre Beiträge formal aufgezeichnet werden.

• Wissenslücken: Wenn die Person, die einen Prozess dokumentiert, ihn nicht gründlich versteht, kann die Dokumentation ungenau sein.

• Missbrauchspotenzial: Dokumentation könnte von Interessengruppen missverstanden oder genutzt werden, um Beschwerden durchzusetzen oder den Fortschritt zu blockieren.

• Zeitaufwand: Wenn die Dokumentation nicht effizient verwaltet wird, kann der Dokumentationsprozess den Projektfortschritt verlangsamen.

Bewährte Methoden für eine qualitativ hochwertige Prozessdokumentation

Best Practices für Design und Inhalte

• Standardisieren Sie die Dokumentation: Verwenden Sie Vorlagen und einfache Formatierungen, um die Dokumente leicht verständlich und reproduzierbar zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente dem Corporate Design des Unternehmens folgen und eine einheitliche Kennzeichnung verwenden. 

• Klarheit priorisieren: Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel wie Farben oder Swimlanes, um deutlich zu zeigen, wer für was und wann verantwortlich ist. Vermeiden Sie ablenkende Elemente wie fetten Text und kontrastierende Farben sowie unnötige Informationen.

Zugänglichkeit und Pflege

• Zugang zentralisieren: Speichern Sie Dokumente in der Cloud und sorgen Sie für klare Zugriffswege. Speichern Sie einzelne Prozesse in separaten Dokumenten, anstatt sie in einem einzigen, umfangreichen Handbuch zu bündeln, das zeitaufwendig zu durchsuchen ist.

• Einen Feedback-Kreislauf implementieren: Holen Sie kontinuierlich Feedback von Mitarbeitenden ein, die den besten Einblick in mögliche Abkürzungen und potenzielle Schwachstellen in einem Prozess haben, und setzen Sie dieses um. 

• Pflege priorisieren: Überprüfen Sie die Dokumente regelmäßig, damit die Teammitglieder immer Zugang zu aktuellen Informationen haben.

Warum Visualisierungen die Prozessdokumentation verbessern können

Eine Dokumentation ist nur dann nützlich, wenn sie ansprechend und leicht zu interpretieren ist. Da Menschen auf unterschiedliche Weise lernen, erleichtert die Einbeziehung visueller Elemente neben aufgabenorientiertem Text das Erinnern und Einhalten von Verfahren. 

Laut William Glasser, einem amerikanischen Psychiater, erhöht sich unsere Fähigkeit, Informationen zu behalten, je nachdem, wie wir sie aufnehmen. Wir behalten beispielsweise nur 10 % von dem, was wir lesen, aber 30 % von dem, was wir sehen. Die durchdachte Verwendung visueller Dokumentation erhöht die Teammitgliederbindung erheblich.

So erstellen Sie eine Prozessdokumentation

Befolgen Sie diese Schritte, um den Dokumentationsprozess zu durchlaufen und ein ausgefeiltes, lebendiges Dokument zu erstellen. 

1. Umfang der Dokumentation festlegen

Definieren Sie vor dem Schreiben die Grenzen Ihres Projekts, um Scope Creep zu vermeiden. Legen Sie genau fest, was Sie abgrenzen möchten, und halten Sie den Umfang so fokussiert wie möglich. Geben Sie klar die Start- und Endpunkte, die benötigten Ressourcen und die erwarteten Ergebnisse an. Vergessen Sie nicht, das vorhandene Wissen und die demografischen Merkmale der Zielgruppe zu berücksichtigen, die die Dokumentation verwenden wird.

2. Inhalt entwerfen

Sobald der Umfang festgelegt ist, beginnen Sie mit der Organisation der technischen Details. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel an und erstellen Sie eine Einleitung, die erklärt, warum der Prozess wichtig ist. Identifizieren Sie die Stellenbezeichnungen, die an dem Prozess beteiligt sind. Brainstormen Sie Aktivitäten und gliedern Sie diese anschließend in aufeinanderfolgende Schritte, wobei jeder Schritt kurz und präzise sein sollte. Verwenden Sie Zwischenüberschriften für längere Aufgaben und gestaffelten Text für zusätzliche Details. 

3. Mit Grafiken ausarbeiten

Verwenden Sie Grafiken, um komplexe Schritte zu verdeutlichen. Erwägen Sie, aktuelle und zukünftige Zustandsdiagramme, Screenshots, UI Hinweise und Swimlanes einzufügen, um Rollen zu klären und Schritte visuell darzustellen.

4. Formatierung hinzufügen

Strukturieren Sie das Dokument so, dass es leicht zu navigieren und zu scannen ist. Verwenden Sie Stichpunkte, Tabellen und Überschriften und verlinken Sie auf andere Dokumente, damit Nutzende klar sehen können, wie Prozesse miteinander verbunden sind.

5. Dokumentation testen und pflegen 

Testen Sie Ihre Arbeit, indem Sie beobachten, wie jemand anderes versucht, den Prozess nur anhand Ihrer Dokumentation nachzuvollziehen. Bitten Sie die Teammitglieder um Feedback. Auch nach Fertigstellung der Dokumentation sollten Sie diese regelmäßig aktualisieren, um sie so genau wie möglich zu halten.

Tools für die Prozessdokumentation

Sie benötigen das richtige Toolkit, um Prozesse effektiv zu erfassen, zu organisieren und zu teilen. Hier sind einige Kategorien von Tools, die Sie verwenden können: 

• Zur Erfassung: diene Interviews, Gruppengespräche, Videos, Fotos, Benutzeranmerkungen, Praxisberichte Es ist wichtig, Fachexperten zu diesem Prozess zu interviewen, um sicherzustellen, dass keine Daten übersehen werden.

• Für die Organisation: Fassen Sie das Wissen in Form von Artikeln, Fallstudien oder Videobeiträgen zusammen.

• Für die Visualisierung: Nutzen Sie Software wie Lucidchart, um Informationen zusammenzufassen und Ideen schneller zu erfassen als mit reinem Text.

• Zur Verbreitung: Versenden Sie die Dokumentation per E-Mail, über das Internet oder über traditionelle Medien wie Zeitungen. Die Speicherung von Bildmaterial an einem einzigen, über die Cloud zugänglichen Ort ermöglicht es den Beteiligten, bei Bedarf Kommentare und Überarbeitungen hinzuzufügen.

Anwendung: Softwaredokumentation

Eine häufige Anwendung dieser Prinzipien ist die Softwaredokumentation. Dieser spezialisierte Bereich gewährleistet den effizienten und angemessenen Einsatz digitaler Werkzeuge. Obwohl sie ursprünglich als technische Referenzen für Expertinnen und Experten konzipiert waren, haben sie sich zu eher aufgabenorientierten Dokumenten entwickelt. Sie konzentrieren sich auf aufeinander aufbauende Tutorials, damit die Nutzenden die Programme schnell anwenden können.  In vielen Fällen verbessert die Kombination von aufgabenorientierten Schritten mit Screenshots, kommentierten UI Hinweisen und einfachen Diagrammen das Verständnis und verkürzt die Einarbeitungszeit.