Delta Airlines

Steve Groff anställdes som processingenjör på Delta Airlines underhållsanläggning i Minneapolis. Hans huvudansvar var att övervaka alla processer för underhållsmaterial till flygplan. När Steve började hade man tyvärr inte tillämpat de befintliga processerna för att använda och lagra material på ett tag. Systemet var inte i ordning, och resultatet blev ineffektivitet.

”Vi hanterar flygplansdelar värda miljontals dollar, och samtidigt är det förmodligen 20 % av dem som vi inte kan hitta. Anledningen är att vi inte följer de processer som en gång fanns på plats. Ingen kan längre hållas ansvarig, eftersom ingen längre riktigt känner till vad processen är.”

Delta gav Steve ansvar för anläggningen i Minneapolis för att förstå de olika processerna och för att avgöra hur de skulle förbättras för att minska svinnet. Det var en enorm uppgift, och Steves roll blev ännu viktigare när Delta bestämde sig för att bygga och flytta till en ny underhållsanläggning längre ner på landningsbanan. ”Om du någonsin har varit med om en omlokalisering så vet du att det inte spelar någon roll om man flyttar 100 meter eller 1 000 mil. Allt måste ändå förberedas. Min roll innebär att jag har det fulla ansvaret för omlokaliseringen och de processer som styr hur den ska gå till.”

Utöver att implementera nya processer och hantera flytten till en ny fysisk plats har Steve gått i bräschen för stora förändringar vid Deltas Minneapolis-nav, och stora förändringar är alltid en utmaning.

”Det krävs en stor attitydförändring. Det innebär en stor förändring för många. Det blir protester, men det finns egentligen bara ett sätt att se till att en process följs, och det är att ge och utkräva ansvar.”

För att kunna driva igenom de stora förändringarna behövde Steve ett verktyg som skulle göra det möjligt för honom att visualisera, analysera, designa och implementera processer. Men framför allt behövde han ett verktyg som skulle hjälpa honom att få alla synkroniserade, hålla folk ansvariga och skapa stöd för nya idéer. Han behövde ett verktyg som skulle göra det möjligt för honom att utnyttja befintliga resurser och organisera sina egna tankar.

Steve valde Lucidchart som verktyg.

Lösningen

Redan från början visste Steve att Lucidchart skulle passa hans behov. ”Så fort jag såg Lucidchart visste jag att det var precis det jag behövde. Det var så interaktivt som jag hoppades och ville att det skulle vara. Och det gjorde att jag kunde genomföra allt som jag hade i huvudet, men jag kunde göra det direkt där på datorn.”

Steve skapade en process i Lucidchart som anläggningen i Minneapolis använder för att öka exaktheten vid inventeringar. När anställda går igenom flygplansdelar måste de avgöra var delarna hör hemma. Vissa delar saknar identitetsmärkning eller används sällan vid anläggningen i Minneapolis. Istället för att komma till Steve varje gång de behöver fatta ett beslut kan de läsa flödesschemat som Steve har tagit fram, vilket ökar arbetarnas produktivitet och effektivitet.

”Om jag inte är här kan jag ge dem det här diagrammet eller processflödet, och då vet de exakt vad de behöver göra. Jag behöver inte stå bredvid dem, hålla dem i handen och förklara att ’om du stöter på det här problemet så ska du göra såhär’. Allt står i diagrammet.”

När han behöver ändra en process älskar Steve Lucidchart eftersom det gör att han snabbt kan få feedback från kollegor över hela företaget. ”Jag använder Lucidchart i stället för att låta alla sitta runt ett bord, lägga ett pappersark framför dem och be dem skriva ner vad de vill ändra, ta all deras feedback och lägga in den i ett diagram för att en vecka senare komma tillbaka bara för att få höra alla säga att: ’Nej, nej, det där var inte rätt!’. Istället kan jag visa Lucidchart på en projektor i ett konferensrum, lyssna på feedback och sätta ihop hela processen där och då på 20 minuter.”

Efter att ha utformat en ny process i samarbete med andra skriver Steve ut diagrammet och sätter upp det på väggen så att alla kan se och följa processen. ”Vi skriver ut enorma illustrationer som visar processen och sätter upp dem på väggen. Det förklarar saker med bilder. Det gör att människor förstår. Det hjälper folk att göra sitt jobb och göra det på rätt sätt.”

Resultaten

Enligt Steve har Lucidchart hjälpt anläggningen i Minneapolis att sträva efter ständiga förbättringar, snabbt införa nya processer och spara tid och pengar.

När omständigheterna förändras måste även arbetsprocesserna anpassas för fortsatt optimal produktivitet. Därför är det viktigt för Steve att använda en plattform som gör att han kan vara flexibel.

”Processtekniken blir aldrig färdig eftersom processer hela tiden förändras och utvecklas. Det är därför jag använder Lucidchart: det är så enkelt att flytta runt delar av din process, inkludera en liten beskrivningsruta eller vad det nu är som behövs. Det har varit till stor hjälp när det gäller att samordna alla.”

Lucidchart hjälper också Steve att bygga professionella relationer och få acceptans när processer förändras. ”Alla har utmärkta idéer, och när du visar att du skapar din process efter hand och tar med allas idéer och inte bara dina egna så blir engagemanget starkare, de känner sig mer välkomna. Om du ger människor en känsla av att deras åsikt räknas och ser till att de vet att du vill ha deras input så hjälper folk mer än gärna till.”

Det här konceptet var särskilt viktigt när Steve började på Delta. ”När jag började var jag tvungen att först visa vad jag kunde, och många ville inte riktigt hjälpa till. När jag hade fått folk att acceptera det som händer och visat att processerna kommer att förenkla deras jobb – och att jag inte bara är här för att röra om i grytan – blev relationerna mycket bättre. När människor själva deltar i arbetet blir de mycket, mycket vänligare. Att skapa idéer tillsammans betyder så mycket mer än att gå förbi och säga ’Hej, hur är läget?’”

Till syvende och sist tror Steve att Lucidchart har förbättrat Deltas resultat genom att spara både tid och pengar vid Minneapolis-anläggningen.

”Att få människor att förstå en process bara genom att titta på ett diagram istället för att söka igenom skrivna instruktioner har sparat in hundratals, tusentals, tiotusentals – ja flera hundra tusen dollar, beroende på hur långt processen sträcker sig. För mig är Lucidchart helt enkelt ovärderligt.”