Delta Airlines

Steve Groff è stato assunto come ingegnere di processo per l'hub di manutenzione della Delta Airlines a Minneapolis. La sua principale responsabilità era quella di supervisionare tutti i processi relativi ai materiali fisici utilizzati per la manutenzione degli aerei. Sfortunatamente, quando Steve è arrivato, i processi esistenti per l'uso e lo stoccaggio dei materiali non erano stati applicati da tempo. Il sistema era allo sbando e questo ha portato all'inefficienza.

"Abbiamo milioni e milioni di dollari di parti di aeromobili in giro e non riusciamo a trovarne un buon 20% perché non seguiamo i processi che erano in vigore una volta e che sono finiti in disuso. Non chiediamo conto alle persone in quanto nessuno sa più quale sia il processo."

Delta ha assegnato Steve all'impianto di Minneapolis con il compito di analizzare tutti i processi utilizzati e di decidere come migliorarli per diminuire gli sprechi. Un compito di per sé colossale. Le responsabilità di Steve sono ulteriormente aumentate quando Delta ha deciso di costruire un nuovo magazzino di manutenzione più lontano lungo la pista e di trasferirvisi. "Chi è già stato coinvolto in un trasferimento, sa bene che tra 1.000 metri e 1.000 chilometri non c'è alcuna differenza. Bisogna comunque preparare tutto. Il mio ruolo qui è assumermi la piena responsabilità di questo trasferimento e dei processi fino a quando non saranno completati."

Tra l'implementazione di nuovi processi e il trasferimento in una nuova sede fisica, Steve è stato un sostenitore di grandi cambiamenti per l'hub di Minneapolis della Delta, e i grandi cambiamenti sono sempre una sfida.

"Sarà un grande cambiamento di mentalità. Sarà un grande cambiamento per molte persone. Ci sarà un contraccolpo, ma c'è solo un modo per assicurare che un processo venga seguito, ed è la responsabilità."

Per realizzare questi grandi cambiamenti, Steve aveva bisogno di uno strumento che gli consentisse di visualizzare, analizzare, progettare e implementare i processi. Ma, oltre a ciò, aveva bisogno di uno strumento che lo aiutasse a mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda, ad assegnare responsabilità alle persone e a generare supporto per nuove idee. Aveva bisogno di uno strumento che gli permettesse di sfruttare le risorse esistenti e di organizzare i suoi pensieri.

Per fare ciò, Steve ha scelto Lucidchart.

La soluzione

Steve sapeva fin dall'inizio che Lucidchart avrebbe soddisfatto le sue esigenze. "Non appena ho visto Lucidchart, ho capito che era esattamente ciò che mi serviva. Era interattivo proprio come desideravo che fosse. Inoltre, mi ha permesso di fare tutto quello che avevo in mente, con la possibilità di farlo proprio al computer."

Steve ha creato un processo su Lucidchart che lo stabilimento di Minneapolis utilizza per aumentare la precisione dell'inventario. Quando i dipendenti smistano le parti degli aeromobili, devono decidere dove devono essere stoccate. Alcune parti non hanno etichette identificative o vengono utilizzate raramente nello stabilimento di Minneapolis. Invece di rivolgersi a Steve ogni volta che devono prendere una decisione, i dipendenti possono consultare il diagramma di flusso che ha creato, aumentando così la produttività e l'efficienza.

"Se non sono presente, posso dare loro questo diagramma o flusso di processo e sapranno esattamente cosa devono fare. Non ho bisogno di stare sempre al loro fianco per dire cosa fare ogni volta che si presenta un problema. Hanno già la soluzione a disposizione."

Quando deve modificare un processo, Steve apprezza Lucidchart perché gli consente di registrare rapidamente il feedback dei colleghi in tutta l'azienda. "Uso Lucidchart anziché far sedere tutti intorno a un tavolo, mettere un foglio di carta davanti a loro, dire 'Scrivete quello che volete cambiare', poi raccogliere i loro feedback, inserirli in un diagramma e tornare una settimana dopo solo per sentirsi dire, 'No, no, quello non va bene'. Piuttosto, posso mettere Lucidchart su un proiettore, in una sala conferenze, ascoltare i riscontri e organizzare l'intero processo in 20 minuti."

Dopo aver progettato in modo collaborativo un nuovo processo, Steve lo stampa e lo deposita nel magazzino, dove tutti possono vederlo e seguirlo. "Stamperemo degli enormi poster sul muro che mostrano il processo. Per mantenere la comunicazione visiva. Per mantenere le persone concentrate sul proprio compito. Per consentire loro di svolgere il proprio lavoro e di farlo correttamente."

I risultati

Secondo Steve, Lucidchart ha aiutato lo stabilimento di Minneapolis a impegnarsi per un miglioramento continuo, ad adottare rapidamente nuovi processi e a risparmiare tempo e denaro.

Man mano che le circostanze cambiano, i processi di lavoro devono adattarsi per garantire una produttività ottimale. Per questo motivo, è importante che Steve utilizzi una piattaforma che gli consenta di essere flessibile.

"La progettazione dei processi non si può mai dire completa perché i processi cambiano e si evolvono di continuo. Ecco perché uso Lucidchart: mi consente facilmente di spostare una parte del processo, includere una piccola casella di descrizione o qualsiasi altra cosa mi serva. È stato molto utile per fare in modo che tutti fossero sulla stessa lunghezza d'onda."

Lucidchart aiuta inoltre Steve a costruire relazioni professionali e generare consenso quando i processi cambiano. "Tutti hanno grandi idee, e quando mostri alle persone che stai creando il tuo processo in tempo reale con le idee di tutti e non solo le tue, ciò consente loro di essere più coinvolti o di sentirsi più graditi. Se fai capire alle persone che la loro opinione conta, e loro sanno che vuoi ricevere il loro contributo, allora sono più che felici di aiutarti."

Questo concetto è stato particolarmente importante quando Steve ha iniziato la sua esperienza in Delta. "Quando sono arrivato, dovevo ancora dare prova di me stesso, quindi molte persone non avevano un reale interesse a partecipare. Dopo aver convinto le persone a credere in quello che stava succedendo e aver mostrato loro che questi processi avrebbero migliorato le loro vite, dimostrando che non ero qui solo per agitare le acque, le relazioni sono migliorate notevolmente. Quando le persone partecipano, sono molto, molto più ben disposte. Creare idee insieme significa molto di più che passare e dire: 'Ciao, come stai?'".

In definitiva, Steve ritiene che Lucidchart abbia aumentato i profitti di Delta facendo risparmiare tempo e denaro allo stabilimento di Minneapolis.

"Si potrebbe dire che permettere alle persone di comprendere un processo solo guardando un diagramma, piuttosto che ricercando istruzioni scritte, ci ha fatto risparmiare centinaia, migliaia, decine di migliaia, centinaia di migliaia di dollari, a seconda dell'estensione del processo considerato. Per me, Lucidchart è semplicemente inestimabile."