Automação de fluxo de trabalho: o que é e como fazer

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Uma organização bem administrada conhece o valor da eficiência. Isso porque ela tem funcionários mais felizes, melhores resultados e produção mais rápida. A automação de fluxo de trabalho é uma forma de acelerar a otimização em toda a empresa. Reduzem-se os erros humanos e melhora-se o processo de integração, ao mesmo tempo que diminuem o estresse e a redundância.

Mostraremos como localizar os processos que podem ser automatizados na sua organização; em seguida, ensinaremos a automatizar esses processos. O resultado final é uma empresa cujos funcionários e gerência podem se dedicar à expansão dos negócios e à capitalização da engenhosidade.

O que é automação de fluxo de trabalho?

Automação de fluxo de trabalho é o processo de automatizar partes da empresa para fazerem tudo por conta própria. É a versão da vida real de “Se isso…, então isso…”

Se aparece um novo lead, por exemplo, você automatiza um e-mail de boas-vindas em vez de digitar e enviar manualmente o e-mail. Em seguida, você cria um fluxo de trabalho automatizado para enviar um e-mail de acompanhamento três dias após o e-mail inicial. Como tudo é feito sem intervenção humana, seus funcionários ficam livres para fazer o que preferirem, como pensar criativamente, resolver problemas ou pedir um pão de queijo.

Como automatizar o fluxo de trabalho?

Você só pode automatizar após investigar. Aliás, se você desconhecer os detalhes dos atuais processos na organização, a automação só aumentará a ineficiência. Siga as etapas a seguir para criar um fluxo de trabalho de automação que melhore, de verdade, os processos na sua empresa.

Precisa recuar um pouco? Confira a definição de fluxo de trabalho e os benefícios dos processos reproduzíveis.

1. Identifique as áreas a serem melhoradas

Só é possível automatizar um processo após saber quais processos já estão em vigor. Comece mapeando os processos atuais e execute a análise do fluxo de trabalho para, então, implementar melhor a automação no processo do fluxo de trabalho. Parece complicado, mas não se preocupe: ajudaremos você em cada etapa.

Se criar um processo de fluxo de trabalho é novidade para você, comece aqui. O Lucidchart tem uma biblioteca completa de modelos gratuitos para você encontrar, com facilidade, um modelo para cada função na sua organização. Os diagramas podem ser atualizados em tempo real e compartilhados para você receber comentários e auxílio dos colegas de trabalho e da gerência. Como nossa plataforma é incrivelmente intuitiva, você investe seu tempo documentando os fluxos de trabalho em vez de gastar tempo aprendendo um novo software.

Modelo de fluxo de processos de negócios (clique na imagem para modificar on-line)

Exemplo de processo colaborativo de manufatura em BPMN (clique na imagem para modificar online)

Neste estágio, a visualização é fundamental. Antes de implementar a automação, não basta apenas imaginar quais partes do fluxo de trabalho são ineficientes. Todo fluxo de trabalho visual tem evidências de ineficiência, e isso é importante na hora de convencer a gerência e os funcionários.

2. Defina o que você ganhará com a automação

Coloque no papel o que você quer ganhar com a automação de fluxo de trabalho. Comece articulando o que falta ao processo atual ou como ele é ineficiente. Ao ter um esboço claro do problema, é possível mostrar como a solução beneficiará a empresa. Esse deve ser o princípio orientador em cada etapa do processo de automação de fluxo de trabalho, da concepção à implementação.

A seguir, damos um exemplo desse processo na vida real: digamos que você criou modelos de fluxo de trabalho para vendas e descobriu que o processo de coleta e qualificação de leads é incrivelmente ineficiente. Talvez você tenha muitos leads chegando, mas os vendedores passam tempo demais tentando determinar quais desses leads são qualificados e valiosos.

Você decidiu trocar o software de qualificação de leads para diminuir essa ineficiência e para os vendedores terem um contato melhor com leads melhores. Nesse caso, o objetivo final é aumentar a receita e a porcentagem de vendas efetuadas (pois a equipe de vendas trabalha apenas com leads promissores). Sem definir um objetivo, não tem como medir a eficiência do processo.

Processamento e qualificação de contatos (clique na imagem para modificar online)

Outro exemplo: você administra uma empresa que tem muito envolvimento pelo Facebook. Os clientes costumam usar a página do Facebook para enviar mensagens para a empresa; assim, seu gerente de mídias sociais passa grande parte do dia respondendo às mensagens no Facebook Messenger. Nesse caso, sucesso pode ser liberar o gerente de mídias sociais para criar mais conteúdo. Você pode implementar um bot para responder às mensagens no Facebook, dar ao gerente de mídias sociais mais tempo livre e medir quanto conteúdo a mais foi gerado.

Exemplo de painel de fluxograma (clique na imagem para modificar online)

A questão é: sem definir a meta, é impossível determinar se você a atingiu.

3. Comece com o mais fácil

É importante ressaltar que haverá muitas ineficiências nos fluxos de trabalho definidos. Se você sofre com muitas ineficiências e não sabe por onde começar, recomendamos o Lucidchart para você criar, no fluxograma, cores que reflitam a prioridade. Por exemplo:

Verde = fácil de automatizar, muito retorno
Amarelo = fácil de automatizar, pouco retorno
Rosa = difícil de automatizar, muito retorno
Vermelho = difícil de automatizar, pouco retorno

Após criar um sistema de codificação por cores, basta usar o gráfico acima para começar a automatizar as seções verdes dos processos. Após essas seções do fluxo de trabalho serem implementadas e otimizadas, você já pode passar para o amarelo ou rosa.

Com esse sistema, você reconhece quais partes do fluxo de trabalho devem ser automatizadas primeiro e quais não precisam (ou não valem a pena) ser automatizadas. Como a automação não precisa ocorrer da noite para o dia, pense nisso mais como um processo de melhoria em vez de uma implementação tirânica do fluxo de trabalho.

Também vale a pena ressaltar as várias soluções de software de automação que facilitam o processo, como Zapier, HubSpot, Wrike e Kissflow. Recomendamos uma solução totalmente compatível com os aplicativos que você já usa: o Lucidchart, por exemplo, é integrado ao Zapier, que envia dados de mais de mil aplicativos para o Lucidchart e usa recursos visuais para você monitorar os processos em detalhes.

4. Convença os envolvidos

Você já dominou as etapas um e dois - detalhou os atuais fluxos de trabalho e identificou as ineficiências que podem ser facilmente automatizadas. Agora é hora de avisar os funcionários.

Esse é outro exemplo no qual o Lucidchart é útil: é muito mais fácil mostrar aos funcionários como o processo será automatizado do que dizer a eles. Além disso, ao usar o Lucidchart para mostrar os fluxos de trabalho, é possível alternar camadas e hotspots para mostrar ao público tanto o fluxo de trabalho atual como o fluxo de trabalho com as automações incorporadas. Ao verem as melhorias, os colaboradores ficam muito mais propensos a aceitar a mudança no fluxo de trabalho e a promover a implementação.

Há uma boa chance de a automação a ser implementada exigir um software de fluxo de trabalho de automação - é aí que entra o treinamento. Em vez de supor que o treinamento deva ocorrer durante a reunião, você pode enviar um questionário aos funcionários para opinarem como preferem ser treinados. Cada estilo de aprendizagem exige um estilo de ensino: em alguns casos, o treinamento prático é melhor, mas outros funcionários podem se beneficiar da documentação em texto para consulta durante o processo.

E é isso! A automação de fluxo de trabalho exige algum esforço para você definir e implementar, mas o retorno pode ser extraordinário. Os funcionários podem se dedicar ao trabalho relevante em vez das redundâncias, como e-mails de acompanhamento e lembretes sobre o carrinho de compra. E toda a empresa pode se dedicar a se estabelecer no espaço, em vez de ser prejudicada por fluxos de trabalho ineficientes.

Comece a automatizar seus processos

Sobre: Lucid

A Lucid Software é líder em colaboração visual e aceleração do trabalho, ajudando equipes a visualizar e construir o futuro ao transformar ideias em realidade. Seus produtos incluem a Suíte de Colaboração Visual da Lucid (Lucidchart e Lucidspark) e o airfocus. A Suíte de Colaboração Visual da Lucid, combinada com extensões poderosas para agilidade nos negócios, nuvem e transformação de processos, capacita as organizações a simplificar o trabalho, promover alinhamento e impulsionar a transformação empresarial em larga escala. O airfocus, uma plataforma de gestão de produtos e criação de roadmaps com tecnologia de IA, amplia essas capacidades ao ajudar equipes a priorizar o trabalho, definir a estratégia de produto e alinhar a execução aos objetivos de negócios. A Lucid é a plataforma de aceleração do trabalho mais usada pelas empresas da Fortune 500. Mais de 100 milhões de usuários em organizações de todo o mundo confiam nas ferramentas da Lucid, incluindo Google, GE e NBC Universal.A Lucid faz parceria com líderes como Google, Atlassian e Microsoft, e já recebeu diversos prêmios por seus produtos, crescimento e cultura organizacional.