Como gerente de projeto, você tem um papel extremamente importante: viabilizar o resultado final. E chegar a isso envolve muita coisa, desde garantir que sua equipe entendeu bem a tarefa até garantir que o produto a seja produzido a tempo da entrega. Com tanta responsabilidade, é fácil se sentir sobrecarregado, principalmente porque parece que tudo depende de você.
É aí que entram as cinco fases da gestão de projetos: elas dividem um projeto em segmentos que estruturam e simplificam as etapas. Essas cinco fases aceleram o progresso do projeto, servem para montar a equipe do projeto, conciliam o orçamento e detectam possíveis gargalos.
Os gerentes de projeto precisam entender essas cinco etapas da gestão de projetos para organizar um projeto e criar tarefas gerenciáveis e que as equipes possam concluir. Se as fases não forem claramente definidas, o projeto pode atropelar o orçamento, pode não ser concluído a tempo, ou os envolvidos podem ter ideias diferentes de como o projeto deve ser realizado.
Examinaremos cada uma das cinco fases do processo de gestão de projetos para que você seja o gerente de projetos mais eficiente (e menos estressado) de todos os tempos.
Quais são as fases da gestão de projetos?
O Project Management Institute é a maior autoridade na gestão de projetos, reconhecida por estabelecer normas e o desenvolvimento profissional na área.
O PMI contou com alguns brilhantes membros para padronizar os melhores métodos de gestão de projetos e compilá-los no livro A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Embora cada projeto seja diferente, os princípios do PMBOK podem ser aplicados a praticamente todos os processos de desenvolvimento.
O PMI divide o ciclo de vida do projeto nas cinco fases de gestão de projetos a seguir:
- Início do projeto
- Planejamento de projetos
- Execução do projeto
- Monitoramento e controle do projeto
- Encerramento do projeto
Os cinco estágios acima atendem aos requisitos de concluir um ciclo de vida, o que inclui definir qual trabalho deve ser realizado, quais resultados devem ser gerados e revistos, quem deve estar envolvido e como controlar e aprovar cada fase.
Uma explicação das cinco fases da gestão de projetos
1. Início do projeto
Antes de iniciar o ciclo de vida do projeto, você precisa determinar se esse é mesmo um projeto que vale a pena. Se você não souber por que a empresa precisa ou se beneficiaria dela, será necessário realizar testes de viabilidade.
Perguntas fazer no início do projeto:
- O projeto é viável?
- Qual é a meta final?
- Que problema queremos resolver?
- Qual resultado queremos?
- Como mediremos o sucesso do projeto?
- Quais partes interessadas estão envolvidas?
Resultados a entregar:
- Carta de escopo, incluindo o escopo, as metas e os participantes do projeto
- Documento de iniciação do projeto (PID), que define o escopo do projeto, quem o gerenciará e como medir o sucesso. Também pode conter o contexto necessário, as informações da equipe e os colaboradores.
- Resumo do projeto, comunicando o motivo e a abordagem dele. Resuma as metas, o escopo, os principais resultados a entregar, os marcos e a linha do tempo.
2. Planejamento
é o momento de desenvolver um roteiro (roadmap), que sua equipe deve seguir para concluir o projeto. Essencialmente, ele determina como você chegará às metas definidas na fase anterior.
