Como gestor de proyectos, tienes un rol extremadamente importante: facilitas el resultado final. Y hay mucho que hacer para lograrlo, desde asegurarte de que tu equipo entienda correctamente la tarea hasta garantizar que el producto final esté listo a tiempo. Con tanta responsabilidad, es fácil sentirse abrumado, especialmente porque puedes sentir que todo depende de ti.
Ahí es donde entran en juego las cinco fases de la gestión de proyectos, que dividen un proyecto en segmentos que brindan estructura y simplifican los pasos. Estas cinco fases permiten que los equipos aceleren el avance del proyecto, se afiancen, no se excedan del presupuesto y detecten posibles cuellos de botella.
Los gestores de proyectos deben comprender estos cinco pasos para armar proyectos y crear tareas manejables que los equipos puedan completar. Si las cinco fases no están claramente definidas, el proyecto puede exceder el presupuesto o no terminarse a tiempo, o los implicados pueden tener distintas expectativas sobre cómo debe llevarse a cabo.
Analizaremos cada una de las cinco fases del proceso de gestión de proyectos para que puedas ser el gestor de proyectos más eficiente (y menos estresado) jamás visto.
¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?
El Project Management Institute es la máxima autoridad de la industria en gestión de proyectos y líder en estándares y desarrollo profesional.
El PMI recurrió a sus brillantes miembros para estandarizar los mejores métodos de la gestión de proyectos y compilarlos en su famoso libro, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guía del conjunto de conocimientos sobre la gestión de proyectos), conocido como PMBOK. Aunque cada proyecto es diferente, los principios del PMBOK pueden aplicarse a prácticamente todos los procesos de desarrollo.
El PMI divide el ciclo de vida del proyecto en las siguientes cinco fases:
- Inicio del proyecto
- Planificación del proyecto
- Ejecución del proyecto
- Seguimiento y control del proyecto
- Cierre del proyecto
Las cinco etapas de la gestión de proyectos anteriores funcionan para cumplir con los requisitos de un ciclo de vida completo, que incluye definir qué trabajo debe realizarse, qué entregables deben generarse y revisarse, quién debe participar y cómo controlar y aprobar cada fase.
Explicación de las cinco fases de la gestión de proyectos
1. Inicio del proyecto
Antes de comenzar el ciclo de vida del proyecto, debes determinar si es un proyecto que vale la pena encarar. Si no sabes por qué la empresa lo necesita o se beneficiaría con él, deberás someterlo a pruebas de factibilidad.
Preguntas que hacer durante el inicio del proyecto:
- ¿Es factible este proyecto?
- ¿Cuál es el objetivo final?
- ¿Qué problema estamos tratando de resolver?
- ¿Qué resultado estamos tratando de lograr?
- ¿Cómo mediremos el éxito de este proyecto?
- ¿Qué partes interesadas están involucradas?
Entregables:
- Carta del proyecto que incluya el alcance, los objetivos y los participantes.
- Documento de inicio del proyecto (PID) que defina el alcance del proyecto, quién lo gestionará y cómo se medirá el éxito. También puede contener el contexto, la información del equipo y los colaboradores necesarios.
- Resumen del proyecto que comunique el motivo y el enfoque. Sintetiza los objetivos, el alcance, los principales entregables, los hitos y la línea de tiempo.
2. Planificación
Ahora es el momento de desarrollar un esquema, o un mapa de ruta, que tu equipo seguirá para completar el proyecto. Aquí es esencialmente donde determinas cómo vas a lograr los objetivos que definiste en la fase anterior.
