Como calcular uma análise de custo-benefício

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Você provavelmente já ouviu o ditado: "Para ganhar dinheiro, você precisa gastar dinheiro." Mas talvez devesse ser: "Para ganhar dinheiro, você precisa gastar dinheiro de forma sábia."

À medida que sua empresa cresce, você precisará determinar quando e como gastar dinheiro com suprimentos, novos equipamentos, novos membros da equipe e outros assuntos. Não é uma boa ideia sair jogando seu dinheiro por aí sem antes avaliar uma necessidade, determinar se você tem dinheiro para investir e projetar quais serão os benefícios de gastar esse dinheiro.

Uma análise de custo-benefício pode ajudar você a determinar onde colocar seu dinheiro de forma eficiente para obter os melhores retornos potenciais com seu investimento.

O que é uma análise de custo-benefício?

Em 1848, o engenheiro civil e economista francês Jules Dupuit escreveu um artigo que introduziu os conceitos da relação de custo-benefício. Essencialmente, uma análise ou relação de custo-benefício envolve somar os benefícios de uma decisão de negócios e comparar esses benefícios com os custos associados. Use uma análise de custo-benefício para:

Determinar se um investimento é sólido — verifique se os benefícios superam os custos e, se for o caso, em quanto.
Comparar os custos totais esperados com os benefícios totais esperados.
Estimar o tempo que levará para você colher os benefícios do seu investimento.

Por exemplo, digamos que você esteja desenvolvendo um novo software e que sua equipe de desenvolvimento atual esteja operando no limite. Você pode fazer uma análise de custo-benefício para determinar quais benefícios você obterá ao introduzir um novo software no mercado, quantas pessoas precisará contratar e quanto dinheiro será necessário para pagar as novas contratações e para estimar se o retorno sobre esse investimento superará os custos.

Como fazer uma análise de custo-benefício

Uma análise de custo-benefício, às vezes chamada de análise de redução de custos, é fundamental para ajudar você a determinar se pretende avançar com um novo projeto ou uma nova proposta.

Estes seis passos ajudarão você a realizar uma análise de custos bem-sucedida.

Passo 1: entender o custo de manter o cenário atual

Este passo ajuda a compreender os custos potenciais de não fazer nada e pode ajudar você a determinar se é mesmo viável iniciar um novo projeto. Às vezes, não fazer nada é a coisa certa a fazer. Por outro lado, não fazer nada pode ser um desastre se você ficar atrás de seus concorrentes - não fazer nada pode acabar saindo mais caro do que fazer um investimento.

Passo 2: identificar os custos

Tire algum tempo para debater os custos associados ao projeto. Faça uma lista abrangente que inclua qualquer custo que você possa imaginar e que possa causar um impacto, como:

Custos iniciais
Custos inesperados
Custos tangíveis
Custos intangíveis
Custos contínuos ou futuros
Quaisquer riscos potenciais que possam ter um custo

Considere usar um mapa mental para fazer brainstorming dos custos potenciais de cada projeto e vinculá-los aos benefícios esperados.

Modelo de mapa mental simples (clique na imagem para modificar on-line)

Passo 3: identificar os benefícios

Nesta etapa, determine quais serão os benefícios potenciais se você avançar com o projeto. Faça a si mesmo estas perguntas:

Que receita adicional virá do investimento?
Qual é o retorno sobre o investimento? Defina o que o ROI significa para sua empresa — talvez você meça o ROI por receita, eficiência ou fatia de mercado. Seja qual for a definição, liste os benefícios associados ao ROI.
Determine até que ponto no futuro você deve procurar identificar benefícios a longo prazo. Quanto mais longe você olhar, menos confiante será sobre os benefícios potenciais. Por exemplo, se você espera benefícios de longo prazo de um novo sistema de computador, uma mudança repentina de tecnologia pode atrapalhar seus planos.

Passo 4: atribuir um valor monetário aos custos e benefícios

Todos os custos e benefícios precisam ser medidos na mesma unidade monetária. Se você estiver fazendo uma análise de custo-benefício para uma empresa global, não tente separar os custos de um projeto em diferentes moedas com base no país ou na região. É muito mais fácil rastrear os custos e retornos reais se você atribuir a mesma moeda a tudo.

Ao monetizar os custos, certifique-se de incluir os custos humanos:

Quantas pessoas serão necessárias para completar o projeto?
Você precisará contratar mais pessoas?
Quantos equipamentos novos serão necessários?
O equipamento existente precisa ser substituído?
Precisará de treinamento? Quanto tempo será perdido com treinamento?

Monetizar os benefícios pode não ser tão fácil quanto dar valor aos custos, pois prever receitas precisas pode ser complicado. Consulte outras partes interessadas para determinar o valor que você atribuirá aos benefícios intangíveis, como manter a satisfação dos funcionários, garantir a saúde e a segurança dos funcionários ou fortalecer a posição da sua empresa junto aos distribuidores.

Passo 5: criar um cronograma para custos e receitas esperados

Mapeie quando você espera que os custos e benefícios ocorram e de quanto eles serão. A linha do tempo ajuda você a alinhar, definir e acompanhar as expectativas de todas as partes interessadas. Além disso, o cronograma pode ajudar você a planejar os próximos custos e impactos de receita, o que permitirá que você gerencie e ajuste conforme as coisas mudarem.

Cronograma de planejamento de projetos (clique na imagem para modificar de acordo com o histórico do seu projeto)

Passo 6: comparar custos e benefícios

Calcule seus custos totais e seus benefícios totais com base nas listas que você fez. Certifique-se de usar a mesma moeda para todos os seus cálculos. Comparar os dois valores permite determinar se os benefícios superam os custos.

Você também deve considerar o seguinte ao comparar custos e benefícios:

Inflação

O poder de compra de um real/euro/dólar será menor em um ano do que é hoje. Por exemplo, se a taxa de inflação for de 3%, em um ano, um real/euro/dólar valerá apenas 97 centavos. Em 12 meses, você pagará um real/euro/dólar para comprar um item que custa 97 centavos hoje.

Perda de retorno sobre o investimento

Ao gastar dinheiro agora para financiar seu projeto, você perderá uma renda potencial com juros se, em vez disso, investir o dinheiro.

Taxa de desconto

Essa taxa representa o valor futuro da moeda atual considerando os efeitos da inflação e o retorno sobre o investimento perdido.

Período de retorno

O período de retorno define quanto tempo levará para chegar ao seu ponto de ruptura quando os benefícios tiverem coberto os custos. Para calcular o tempo de retorno, divida o custo total projetado pelas receitas totais projetadas.

Custo total ÷ receita (benefícios) = tempo de retorno

Se você estiver comparando os custos e benefícios de diferentes decisões de negócios, poderá criar uma árvore de decisão para mapear diferentes cenários, comparar os resultados projetados e apresentar suas descobertas às partes interessadas e aos decisores de forma clara.

Exemplo de árvore de decisão (clique na imagem para modificar online)

Como o Lucidchart pode ajudar você a realizar uma análise de custo-benefício

Não importa se você está planejando projetos grandes ou pequenos, é provável que não esteja conduzindo uma análise de custo-benefício por conta própria. Pode haver muitas pessoas dentro da sua organização que precisam ou querem estar envolvidas no processo de análise. Como muitas empresas têm muitas unidades espalhadas geograficamente pelo mundo, pode ser impossível colocar todos na mesma sala ao mesmo tempo.

O Lucidchart pode ajudar você a reunir todos ao mesmo tempo, independentemente da localização física. Todos os documentos são armazenados e podem ser acessados na nuvem, o que significa que todos os participantes podem trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo e em qualquer local do mundo.

Como todos os seus documentos do Lucidchart são armazenados na nuvem, eles podem ser acessados e atualizados em tempo real à medida que novas ideias surgem e decisões são tomadas.

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Sobre: Lucid

A Lucid Software é líder em colaboração visual e aceleração do trabalho, ajudando equipes a visualizar e construir o futuro ao transformar ideias em realidade. Seus produtos incluem a Suíte de Colaboração Visual da Lucid (Lucidchart e Lucidspark) e o airfocus. A Suíte de Colaboração Visual da Lucid, combinada com extensões poderosas para agilidade nos negócios, nuvem e transformação de processos, capacita as organizações a simplificar o trabalho, promover alinhamento e impulsionar a transformação empresarial em larga escala. O airfocus, uma plataforma de gestão de produtos e criação de roadmaps com tecnologia de IA, amplia essas capacidades ao ajudar equipes a priorizar o trabalho, definir a estratégia de produto e alinhar a execução aos objetivos de negócios. A Lucid é a plataforma de aceleração do trabalho mais usada pelas empresas da Fortune 500. Mais de 100 milhões de usuários em organizações de todo o mundo confiam nas ferramentas da Lucid, incluindo Google, GE e NBC Universal.A Lucid faz parceria com líderes como Google, Atlassian e Microsoft, e já recebeu diversos prêmios por seus produtos, crescimento e cultura organizacional.