Whiteboard delen vóór de vergadering
Net als bij de vorige tip, komt het hier neer op timemanagement. Als je jouw voorbereide Lucidspark-whiteboard al vóór de vergadering deelt, krijgen de deelnemers een overzicht van wat er in de vergadering behandeld wordt, hebben ze tijd om vooraf ideeën te genereren en kunnen ze misschien alvast wat eerste gedachten aan het document toevoegen. Kortom, je zorgt ervoor dat iedereen goed voorbereid aan de sessie begint, zodat je meteen kunt beginnen met brainstormen. Het is dus alvast wat voorbereidend werk.
Kleuren toewijzen aan deelnemers
Realtime samenwerken biedt veel voordelen: naadloos delen, een mogelijkheid voor teams om op afstand met elkaar in verbinding te komen en nog veel meer. Maar zonder enige structuur in je ideevormingssessie, kan realtime samenwerken ook helemaal mis gaan, waarbij de ideeën van iedereen onoverzichtelijk worden en niet meer van elkaar te onderscheiden zijn.
Met Lucidspark-whiteboards hebben teams voldoende ruimte om in realtime samen te werken zonder voorbij te gaan aan de bijdragen van andere medewerkers. Als je echter merkt dat je whiteboard een beetje rommelig begint te worden, voeg dan gewoon wat structuur toe. Een simpele manier om dit te doen, is door kleuren toe te wijzen aan de deelnemers aan je vergadering.
Als je iedere deelnemer een kleur toewijst (of een team van deelnemers, afhankelijk van de situatie), breng je wat structuur en orde aan in de potentiële hectische wirwar van ideeën. Stel dat Linda van engineering de kleur blauw krijgt en Lisa van marketing rood. Andere deelnemers kunnen daar dan snel enorm veel van opsteken: aan de hand van de kleur van elke bijdrage kunnen ze zien wie deze heeft gemaakt en vanuit welk perspectief (business, engineering, enz.) de bijdrage komt.
Brainstormsessie leiden: een stemsessie starten
Bij brainstormen ligt de focus op genereren: deelnemers moeten ideeën te berde kunnen brengen zonder dat daar meteen iets van gevonden wordt. Als die ideeën eenmaal zijn uitgewerkt, heb je echter wel een manier nodig om het kaf van het koren te scheiden, de goede ideeën van de minder goede. Stemmen is een snelle, eerlijke manier om de ideeën stuk voor stuk te beoordelen en te bepalen of ze moeten worden bewaard of weggegooid.
Je kunt beginnen met ons traditionele sjabloon voor stemmen met stippen (je geeft elke deelnemer een aantal punten die ze over het whiteboard kunnen verslepen en ergens neer kunnen zetten). Je kunt echter ook de ingebouwde stemfunctie van Lucidspark gebruiken. Om toegang te krijgen tot stemmen in Lucidspark, open je het deelvenster Teamtools in de rechterbovenhoek en selecteer je 'Stemmen'.
Stel vanaf daar jouw parameters in: Waarover ga je stemmen? Hoeveel stemmen per persoon? Wil je een tijdslimiet instellen om de boel een beetje vlot te laten verlopen?
Ideeën vastleggen en organiseren met tags
Naarmate je ideeën op de sticky notes noteert, zullen er waarschijnlijk bepaalde groepen en trends ontstaan. Je hoeft niet je best te doen deze groeperingen voor later te onthouden, maar kunt gewoon doorgaan en de sticky notes en andere vormen labelen met specifieke tags.
Als je daarna je ideeën wilt ordenen, hoef je ze alleen maar te verzamelen of sorteren op tag. Lucidspark brengt vormen met dezelfde tag automatisch samen, wat orde schept in de wirwar van ideeën die anders willekeurig door elkaar heen zouden lopen.
Brainstorm begeleiden: houd alles op schema met een timer
Tijdens vergaderingen raken we vaak de tijd een beetje kwijt. Stel je voor: na een langzame start (die je al kunt voorkomen door sommige van de bovenstaande tips te gebruiken!), beginnen de ideeën eindelijk binnen te stromen. Maar zodra je het gevoel hebt ergens te komen, heb je geen tijd meer. Je kunt de vergadering laten uitlopen, natuurlijk, maar de mensen moeten ook weer verder naar de volgende vergadering. Of misschien kun je er morgen mee verder gaan? Maar dan wordt het wel moeilijk om weer in het ritme te komen.
Die situatie kun je daarom het beste helemaal uit de weg gaan.
Het beste wat je kunt doen om te voorkomen dat vergaderingen uitlopen, is een agenda opstellen en je eraan houden. Gebruik de timerfunctie in Lucidspark om ervoor te zorgen dat elk onderdeel van de vergadering op tijd eindigt. Wil je deelnemers vijf minuten de tijd geven om met ideeën te komen? Stel dat dan in op de timer. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid: met een timer weet iedereen wanneer hij moet afronden.
Ideeën groeperen en verbinden met behulp van tekenen uit de vrije hand
Tags zijn een geweldige manier om ideeën in Lucidspark te groeperen en sorteren. Toch hebben we soms gewoon de eenvoud van sticky notes, een uitwisbare stift en een whiteboard nodig. Gelukkig heeft Lucidspark dat ook. Terwijl je ideeën op je Lucidspark-whiteboard vastlegt met sticky notes of andere containers en vormen, kan je de functie uit de vrije hand tekenen gebruiken om dat vertrouwde whiteboard-gevoel te krijgen. Omcirkel groepen van verwante ideeën, teken pijlen om verbanden te leggen, streep dingen door - als je het kunt tekenen, kun je het in Lucidspark doen!
Ideeën exporteren naar Lucidchart
Je hebt ideeën op een Lucidspark-whiteboard gezet en de beste ideeën geselecteerd - wat nu? Met Lucidspark kun je jouw whiteboards rechtstreeks naar Lucidchart exporteren en die eerste ideeën van vorm voorzien. In Lucidchart kun je die ideeën vervolgens omzetten in processen, zodat je er iets mee kunt doen.
Conclusie: creatieve ideevorming
Onthoud goed: je hoeft niet al deze tips tegelijk te gebruiken. Elke ideevormingssessie is weer anders. De echte truc is het vinden van de processen die het beste voor jou werken! Gewapend met deze tips en trucs ben je alvast goed op weg.
