Avez-vous déjà rencontré des difficultés pour décider des prochaines étapes avec votre équipe à l’issue d’une réunion ou d’un atelier ? La rencontre a peut-être été productive, mais certains membres de l’équipe n’ont pas osé exprimer leur opinion en toute franchise. Ou encore, il était difficile de quantifier le retour d’information, ce qui a entraîné des erreurs d’interprétation, des préjugés et de la confusion.

Rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul. En effet, une étude récente mandatée par Lucid a révélé que 34 % des employés estiment que les réunions ne sont pas productives.

Les activités visuelles de Lucid visent à résoudre ces problèmes. Prenez des décisions qui débouchent sur des informations exploitables en recueillant les avis et commentaires de tous les points de vue, en synthétisant rapidement les données et en aidant votre équipe à parvenir à un consensus sur la marche à suivre.

Fonctionnement

Les activités visuelles sont simples à mettre en place et fonctionnent dans n’importe quel document Lucid ! Il vous suffit d’ouvrir un tableau Lucidspark, un document Lucidchart ou un espace d’équipe et de sélectionner un modèle d’activité visuelle. À partir de là, vous pouvez personnaliser la langue, la présentation et le contenu de l’activité pour répondre à vos besoins spécifiques.

Les activités peuvent ensuite être partagées avec votre équipe, les parties prenantes, les clients ou toute autre personne dont vous souhaitez obtenir la participation. Chaque membre de l’équipe réalise l’activité individuellement, et ne voit donc pas les autres réponses tant qu’il n’a pas terminé. Ce format permet à chacun de partager son opinion en toute franchise.

Consultez les résultats regroupés automatiquement pour tirer des enseignements de l’activité, comme les domaines de convergence ou de divergence, puis examinez les réponses individuelles. Les résultats des activités visuelles peuvent être utilisés comme base de discussion et servir à documenter les échanges et les conclusions de vos réunions.

6 manières d’utiliser les activités visuelles :

Les activités visuelles permettent aux équipes de prendre des décisions éclairées grâce à des activités interactives qui transforment le retour d’information qualitatif en informations exploitables. Nous allons vous présenter six façons dont votre organisation peut tirer parti des activités visuelles de Lucid pour renforcer sa cohésion et optimiser sa collaboration.

Diriger des séances de planification 

Animer des réunions de planification peut s’avérer complexe et nécessiter la contribution de nombreuses équipes différentes. Cette complexité conduit souvent à une mauvaise représentation du groupe, à des étapes floues et à un trop grand nombre d’idées à passer en revue après la fin de la réunion.

Les activités visuelles apportent de la précision et de l’efficacité au processus de planification des réunions. Elles permettent également aux parties prenantes de s’exprimer, afin que les idées puissent être mises en œuvre de manière efficace avec l’adhésion de tous. En accompagnant les résultats des activités par des visuels percutants, votre équipe disposera d’une marche à suivre claire à l’issue de votre réunion de planification.

Pensez à intégrer des activités visuelles à votre prochaine séance de planification pour suivre vos jalons, évaluer les risques et classer par ordre de priorité vos initiatives d'entreprise.

"J’ai utilisé les activités visuelles pour planifier le lancement de notre PMO. Nous avons utilisé les modèles fournis pour nous aider à démarrer avec une matrice d’impact et d’effort. Cela nous a permis de hiérarchiser visuellement nos initiatives pour le lancement initial." - Kristine C., Ambassadrice Lucid

Établir des priorités pour les prochaines étapes

Votre équipe a organisé une séance de brainstorming réussie, mais que faire maintenant ? Décider de la suite à donner à une réunion peut parfois s’avérer décourageant.

Les activités visuelles sont un excellent moyen de hiérarchiser vos idées et de déterminer les prochaines étapes à suivre. Votre équipe peut collaborer pour établir l’ordre de priorité des tâches ou classer un backlog de produits afin de pouvoir démarrer facilement n’importe quel projet. Comme les activités visuelles conservent naturellement une trace des décisions prises, n’importe quel membre de l’équipe peut revenir sur le tableau plus tard et obtenir une image claire de ce qui a été décidé.

Vous ne savez pas quelles tâches entreprendre en premier ? Utilisez cette matrice urgence/importance pour commencer.

« Cette approche a considérablement simplifié la manière dont nous exprimons tous notre avis et parvenons à un consensus, alors qu’auparavant nous devions utiliser un tableau blanc, procéder à tour de rôle et avancer très lentement. Désormais, tout est documenté dans le cloud, et nous disposons d’un support visuel formidable pour guider nos initiatives et nos actions. » —Kristen White, analyste des opérations réussite client chez Weave, ambassadrice Lucid

Obtenir rapidement des commentaires

Trop souvent, les projets sont retardés à cause de l’attente des réactions. Plutôt que d’envoyer votre projet aux différentes parties prenantes et de patienter des heures, voire des jours, avant d’obtenir une réponse, utilisez les activités visuelles pour recueillir des commentaires en quelques minutes.

Que vous travailliez sur des maquettes UX, des conceptions d’architecture, des lignes d’accroche ou d’autres éléments, vous pouvez avancer plus efficacement grâce aux modèles de retour d’information.

Renforcer la participation lors des réunions et des ateliers

Rendez vos réunions et vos ateliers plus attrayants grâce aux activités visuelles. Vous pouvez régulièrement sonder les participants ou classer les sujets de discussion pour vous assurer que le groupe reste concentré et sur la bonne voie. Établissez des priorités et évaluez vos projets lors de vos réunions Scrum en conservant une trace du contenu de vos discussions.

Pour les équipes d’ingénieurs de Lucid, les activités visuelles ont permis de renforcer la cohésion, d’évaluer les tâches et de donner à chacun la possibilité de s’exprimer.

« Conçues pour permettre un rapprochement rapide au sein de Lucid Suite, [les activités visuelles] nous permettent de hiérarchiser rapidement nos backlogs produit, d’évaluer notre travail au cours des rétrospectives et de déterminer les progrès accomplis lors des revues de sprint. Elles stimulent nettement la participation lors des réunions quotidiennes et nous permettent de nous assurer que nous prenons en compte toutes les opinions au sein de nos équipes. »—Brian Pugh, vice-président senior chargé de l’ingénierie, Lucid

Réaliser des études de marché et de clientèle

Les activités visuelles vous permettent de recueillir avec fiabilité les commentaires des clients, des parties prenantes et de vos collègues afin de prendre des décisions éclairées. La sincérité du retour d’information est renforcée par le fait que les participants effectuent l’activité avant de voir les réponses du groupe, ce qui permet d’obtenir les résultats les plus précis.

Étudiez votre paysage concurrentiel et recueillez des informations sur vos clients. Sondez les fonctionnalités produit, évaluez la demande, sollicitez des commentaires et découvrez des axes de croissance. À partir de là, synthétisez les résultats de vos recherches, identifiez les lacunes à combler et élaborez une vision commune du produit avec votre équipe.

Évaluer les capacités et la satisfaction de l’équipe

Vous avez des difficultés à interpréter l’état d’esprit de votre équipe ou à évaluer son soutien ? Grâce aux activités visuelles, vous pouvez en toute simplicité déterminer le ressenti de chaque collaborateur concernant les projets, les tâches et son degré de satisfaction général.

Découvrez les questions, les préoccupations et les préférences de chaque membre de l’équipe en ce qui concerne leur travail et aidez-les à aller de l’avant. Faites le point lors d’entretiens individuels ou en groupe pour comparer les charges de travail et terminer la semaine, le mois ou le trimestre dans les meilleures conditions.

« Grâce aux activités visuelles, telles que les modèles de gauge d'ambiance et de bilan d’humeur, les enseignants peuvent se faire rapidement une idée de l’état d’esprit de l’ensemble de la classe et de chacun des élèves. En outre, il existe toute une série de modèles d’activités visuelles pour team building ludiques qui peuvent être personnalisés par la classe afin de favoriser les relations et de stimuler la participation. » -Stacey Roshan, consultante et conférencière en technologies pédagogiques et en nouvelles méthodes d’enseignement, ambassadrice Lucid

Les activités visuelles permettent aux organisations de recueillir un retour d’information fiable et d’élaborer un plan d’action de manière efficace. Plutôt que de recevoir des commentaires déformés ou biaisés pendant des jours et des semaines, libérez le potentiel de votre processus de feedback en seulement quelques minutes. De la planification à l’établissement de priorités, en passant par la stimulation de la participation, les activités visuelles permettent à votre équipe d’aller de l’avant en toute confiance.