Un componente clave de la agilidad empresarial es la colaboración optimizada entre equipos y dentro de cada uno. Reconocer y comprender cómo funciona cada equipo y rol permite a las empresas estar un paso por delante de la competencia actual y adaptarse a las necesidades y los deseos de los consumidores.

Bryan Stallings, evangelista principal de Lucid, explica: “Hoy en día, la palabra 'agilidad' está presente en todas partes. Las organizaciones se adaptan para incorporar la agilidad en respuesta a un contexto complejo e incierto sin precedentes. Aquellas que desarrollan la capacidad de la agilidad empresarial de forma más eficiente sienten la necesidad de cambio y, luego, se adaptan a un ritmo receptivo que les permite crear una ventaja competitiva sostenida”.

Si se centran en facilitar la colaboración eficiente, las empresas pueden contribuir a motivar a una fuerza de trabajo productiva, educar a los empleados sobre la importancia de la tecnología digital y garantizarles la capacitación y las habilidades adecuadas para trabajar de manera más productiva y alcanzar la agilidad empresarial. 

Profundicemos sobre por qué la colaboración es un componente clave de la agilidad empresarial y cuáles son los beneficios de la colaboración optimizada en toda la organización. 

Por qué la agilidad empresarial depende de la colaboración

Hace tiempo que la colaboración eficiente es un pilar fundamental de las empresas más exitosas. Sabemos que la innovación empresarial no produce frutos en un contexto aislado. Según investigaciones de McKinsey, las organizaciones que implementan técnicas colaborativas en sus procesos, como en los procesos tecnológicos, obtienen hasta un 30 % más de productividad. 

Las organizaciones que logran encontrar formas de trabajar de manera multifuncional y aprovechan el potencial colectivo de sus empleados desarrollarán nuevas formas de pensar y resolver problemas.

Anteriormente, los silos organizacionales representaban un desafío para este tipo de colaboración, lo que condujo a los líderes a experimentar con nuevos planos de planta democratizados y flujos de trabajo de Agile con el fin de alentar el trabajo en equipo y la colaboración. Ahora, nuestras realidades de trabajo en constante cambio a partir de la COVID-19 presentan un desafío aún mayor para esas soluciones. 

Si bien algunas organizaciones comenzaron a regresar lentamente a las oficinas, otras decidieron convertirse en empresas completamente remotas por el futuro cercano. Asimismo, si bien las innovaciones de procesos y tecnología demostraron a las empresas que pueden volverse completamente remotas, aún es importante considerar la pérdida inevitable de las interacciones y la colaboración presencial que los innovadores laborales se esforzaron por implementar antes de la pandemia de la COVID-19.

Beneficios de la colaboración optimizada en la “próxima normalidad”

La colaboración rinde mejores frutos cuando los equipos se estructuran para promover la comunicación y la innovación. Los equipos que colaboran de forma eficiente están más involucrados y mantienen un sentido de la pertenencia más fuerte. También resulta más sencillo alinear a los empleados con los cambios más grandes en la organización y ayudarlos a actualizar sus habilidades pertinentes. 

Aquí mencionamos algunas formas en las que la colaboración eficiente puede contribuir a que tu empresa se mantenga ágil y tus empleados estén conectados e involucrados en la “próxima normalidad”.

Apoya a la generación de trabajadores remotos

Incluso antes de que se desatara la pandemia, había cada vez más espacios de trabajo en los que se fomentaba el trabajo remoto en diversas formas. Sin embargo, este acontecimiento mundial aceleró la tendencia y obligó a las organizaciones a avanzar a pasos agigantados hacia la implementación del modelo de trabajo a distancia. 

Ahora, muchos empleados están altamente capacitados en el trabajo remoto y es probable que una parte de la fuerza de trabajo prefiera las oportunidades de trabajo remotas, incluso en un mundo pospandémico. Será necesario que las organizaciones adopten una estructura de trabajo remoto, de manera que, cuando los empleados trabajen fuera de las oficinas, cuenten con sistemas y herramientas con los que puedan mantener su productividad sin perderse de nada.

Conecta a los empleados, los socios y los clientes de todo el mundo

Los equipos suelen estar distribuidos en diferentes zonas horarias y continentes, lo que resulta un desafío para el desarrollo de una relación con colegas y una alineación respecto de la dirección del equipo. Sin embargo, con las soluciones de colaboración visual, el trabajo híbrido puede resultar más sencillo.

Bryan Stallings destaca lo siguiente: “Idealmente, la colaboración debería darse en tiempo real (de forma sincrónica) o en momentos diferentes, a medida que los contribuyentes puedan participar (de forma asincrónica). Las soluciones de colaboración visual también ofrecen una ventaja por sobre la toma de notas individual: el trabajo visual es, en sí mismo, una única fuente de información a la que todos pueden acceder en cualquier momento”.

Por un lado, las plataformas receptivas y los flujos de trabajo ágiles pueden ayudar a los equipos a coordinarse de forma rápida y sencilla desde zonas horarias diferentes. Por otro lado, las soluciones de colaboración visual pueden facilitar la conexión con socios y miembros de equipos, de manera que los empleados no estén limitados a enviar documentos por correo electrónico o, simplemente, colaborar en documentos compartidos en la nube. 

Mayor productividad y participación de los empleados

Con una colaboración más frecuente y simple, los empleados se sienten inspirados para compartir sus pensamientos. Esto genera todo tipo de beneficios, por ejemplo, conduce a que los empleados estén más comprometidos con el éxito de su equipo y tiendan a trabajar de forma colaborativa con el fin de garantizar que un proyecto se complete con éxito. También ayuda a que los miembros de equipos tengan un mejor contexto respecto de cómo su trabajo contribuye al cumplimiento de una misión más grande, lo que genera interés en las tareas y un mayor sentido de la satisfacción en el trabajo.

Accede a las habilidades y los conocimientos adecuados

Cuando conoces las capacidades de tu equipo, resulta más sencillo identificar las habilidades y la información necesarias para alcanzar el éxito. Las capacitaciones y los seminarios web son más fáciles de coordinar si existe una colaboración optimizada, lo que significa que tu equipo puede estar al tanto de las nuevas tecnologías, procesos y herramientas, incluso aunque el panorama del sector esté en constante cambio.

La telemedicina, por ejemplo, se convirtió en un recurso esencial para el sector de la atención sanitaria, ya que las personas intentaron seguir cuidando su salud mientras se aplicaban medidas de distanciamiento social y refugio. Los hospitales y los consultorios médicos debieron implementar las plataformas de telemedicina en cuestión de semanas para que su negocio siguiera en funcionamiento y pudieran seguir satisfaciendo las necesidades de los pacientes de forma segura. Gracias a las herramientas de colaboración, los equipos médicos se alinearon rápida y eficientemente, y en tiempo real, para identificar las tecnologías de telemedicina, elegir una plataforma y capacitar al personal sobre cómo utilizarla.

Comprender el rol de cada persona en la creación de un entorno alineado

Los proyectos suelen fracasar cuando los miembros de equipo no comprenden cómo las distintas partes forman un todo. Con una mayor colaboración, los equipos pueden obtener una perspectiva más completa de cómo su contribución ayuda a que la organización, como entidad única, se mantenga ágil y receptiva. Como resultado, aumenta el cumplimiento de las fechas límite y las dependencias, y es más probable que los miembros de equipo se aseguren de que los socios y las partes interesadas obtengan lo que necesitan.

Por ejemplo, considere las dependencias de un equipo de desarrollo de productos. Durante el lanzamiento de las características de un nuevo producto, hay varios grupos que dependen del progreso de cada uno para garantizar la implementación sin inconvenientes. Los equipos que adoptan formas ágiles de trabajo se adaptan rápidamente a cualquier obstáculo o cambio de fecha límite, y mantienen el progreso del proyecto.

Qué debería incluir tu entorno colaborativo

Documentación siempre disponible

Los empleados trabajan más fuera del horario tradicional de 9 a. m. a 5 p. m., en especial cuando trabajan de forma remota. Con las herramientas de colaboración visual basadas en la nube, se puede garantizar que los recursos y los documentos importantes estén disponibles todos los días, a toda hora para los equipos a nivel mundial.

Espacios de trabajo en tiempo real

Tener acceso a la información no tiene sentido si esta no se encuentra actualizada. Las herramientas y las plataformas que permiten la colaboración y la actualización en directo ayudan a garantizar que los equipos y las partes interesadas trabajen con la misma referencia de información y, así, se obtengan resultados pertinentes y precisos. Debe existir una ruta clara para el uso compartido de la información en tiempo real, independientemente de dónde se encuentre cada miembro del equipo.

Oportunidades de colaboración asincrónica

Reducir el compromiso horario con la colaboración mejora ampliamente la eficiencia y, por lo general, aumenta la participación entre los equipos. La mejor forma de lograr esto es realizar sesiones informativas y revisiones diarias de manera asincrónica para que los equipos puedan proporcionar actualizaciones de estado rápidamente en el momento más conveniente para ellos y también reciban la información que necesitan para avanzar con los proyectos. 

Sin la adopción de un enfoque asincrónico, se corre el riesgo de ralentizar el proceso por tener que poner a todas las personas al día en el mismo momento.

Compatibilidad móvil y de escritorio

En esencia, la próxima normalidad implica estar en dos lugares al mismo tiempo: tu hogar, el tren o un café de tu ciudad puede funcionar como oficina en un momento determinado. Es importante contar con herramientas que puedan ejecutarse en varias plataformas, de manera que tu equipo pueda hacer su trabajo sin importar en dónde se encuentre. También se espera que existan equipos más colaborativos y comprometidos: si se comprometen con su trabajo, necesitarán acceder a él en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Cuanto más inviertas en facilitar las oportunidades de colaboración optimizada para los equipos de tu organización, más agilidad tendrá tu empresa. ¿Y qué ocurre cuando te adaptas a la agilidad? Bueno, eso resulta una ventaja para todos.