La guía completa sobre las retrospectivas de sprint

Puntos clave: 

• Las reuniones de retrospectivas de sprint son eventos importantes de Scrum que promueven la mejora continua y brindan a los miembros del equipo la oportunidad de abordar problemas y ofrecer retroalimentación.

• Para que las retrospectivas sean efectivas, los facilitadores deben establecer el tono adecuado, reiterar el valor de la mejora continua, dar espacio a temas emocionales, brindar el tiempo suficiente y garantizar que el equipo se retire con elementos de acción.

• Hay varios tipos de retrospectivas disponibles según las necesidades y dinámicas de tu equipo. Con las plantillas de Lucid puedes empezar con la planificación retrospectiva, lo que ahorra tiempo y aumenta la eficiencia.

Las retrospectivas de sprint no siempre son una práctica fácil, especialmente para los equipos más nuevos, pero son fundamentales para lograr mejoras continuas y, en última instancia, ofrecer mejores productos a los clientes. 

En esta guía, cubrimos los conceptos básicos de las retrospectivas de sprint, los tipos de retrospectivas y consejos para ejecutarlas de manera efectiva. 

¡Comencemos!

La retrospectiva de sprint, uno de los cinco eventos de Scrum, es una reunión en que el equipo de Scrum reflexiona sobre el sprint anterior. Proporciona un momento para el aprendizaje. 

El propósito de la reunión retrospectiva de sprint es fomentar una cultura de mejora continua al identificar lo que funcionó bien en un sprint y lo que podría mejorarse. Al participar en un diálogo abierto y honesto, los equipos pueden descubrir perspectivas, abordar problemas e implementar mejoras prácticas en sus procesos y colaboración. Las retrospectivas permiten a los equipos adaptarse, crecer y ofrecer un mayor valor con cada iteración.

Ten en cuenta que, aunque los equipos de Scrum emplean las retrospectivas de sprint, cualquier equipo puede beneficiarse si se convierten en una práctica habitual, especialmente los equipos que trabajan en proyectos grandes y multifuncionales. Cualquier equipo que realice una retrospectiva puede aplicar muchos de los consejos compartidos en esta guía.

Al final de cada sprint, se realiza una retrospectiva de sprint. 

En términos generales, las retrospectivas se pueden aplicar a otras circunstancias para apoyar la mejora continua y el aprendizaje en equipo, como:

• Una retrospectiva de varios equipos programada una vez al mes o trimestralmente.

• Una miniretrospectiva que se realiza durante unos minutos al final de una revisión de sprint.

• Una retrospectiva ad hoc organizada para abordar un problema importante, como una falla de procesos que provocó la publicación de un error.

Tanto las revisiones de sprint como las retrospectivas tienen lugar al final de un sprint, pero sus propósitos son diferentes. Una revisión de sprint es el final público de un sprint: las partes interesadas se informan sobre lo que ocurrió durante el sprint y tienen la oportunidad de dar su opinión sobre los entregables. 

Una retrospectiva de sprint de Agile es el final privado de un sprint en el que solo el equipo de Scrum se reúne para centrarse en las relaciones y procesos internos, y debatir sobre cómo mejorar la forma en que trabajan juntos.

Según Scrum Alliance, una retrospectiva de sprint “está limitada a tres horas para un sprint de un mes, y los sprints más cortos tienen un tiempo de retrospectiva más breve”.

Para sprints de dos semanas, las retrospectivas de 90 minutos son comunes.

Dado que la retrospectiva de sprint suele ser una reunión más larga, la mayoría de los equipos de Agile estructuran la reunión en las cinco fases que se sugieren en el libro “Agile Retrospectives” de Esther Derby, Diana Larsen y David Horowitz.

Las cinco fases son estas:

• Preparar el escenario: Dejar claro el objetivo de la retrospectiva teniendo como referencia el último sprint e identificando los aspectos positivos, negativos y las áreas de mejora. Establecer un tono de colaboración y comunicación abierta.

• Reunir datos: Reflexionar sobre lo que sucedió durante el ciclo del sprint. Revisar métricas, procesos y el valor entregado, y sacar a la luz conflictos que puedan haber afectado negativamente los resultados.

• Generar insights: Analizar de manera crítica por qué las cosas sucedieron de la manera en que lo hicieron y hablar de los factores que ayudaron al equipo a tener éxito y de lo que causó fricción.

• Decidir qué hacer: Decidir qué hacer de manera diferente para futuros sprints. Céntrate en uno o dos nuevos enfoques y crea planes de acción concretos para probarlos.

• Cerrar la retrospectiva: Deja en claro tu plan de acción para que todos sepan qué se debe hacer y cuándo, y quién lo hará. Pide sugerencias para mejorar las retrospectivas futuras y termina con agradecimientos. 

Las retrospectivas de sprint deben fomentar la igualdad y no tener una jerarquía. Son para el equipo de Scrum y pueden ser facilitadas por el maestro de Scrum o alguien externo al equipo para garantizar que todos los participantes tengan la misma voz. Anteriormente, los propietarios de producto no participaban en las retrospectivas, pero ahora sí lo hacen con frecuencia. El equipo decide a quién se invita a una retrospectiva a nivel de equipo. Por ejemplo, el equipo puede invitar a un participante de otro equipo para que ayude a mejorar los procesos multifuncionales.

Las retrospectivas de sprint de Agile no están dirigidas a gerentes, ya que su objetivo es crear una sensación de seguridad para el equipo de Scrum y fomentar una comunicación abierta y transparente.

Si hay un cuello de botella entre equipos, se puede invitar a más de un equipo a una retrospectiva. Además, si la retrospectiva es para un proyecto o programa grande y los temas por tratar no son delicados, se puede invitar a todos los involucrados en el proyecto o programa.

En definitiva, el propósito de la retrospectiva determina los temas que se deben cubrir, y algunos de los temas comunes que puedes tratar durante una retrospectiva son los siguientes:

• Logro (o no) del objetivo del sprint

• Impedimentos y bloqueadores

• Calidad del trabajo

• Moral y satisfacción del equipo

• Estado de la colaboración y la comunicación del equipo

• Ritmo con el que el equipo aporta valor

Algunos temas no apropiados para tratar son estos:

• Chismes o rumores sobre otros equipos o individuos

• Ataques personales o responsabilización

• Problemas sobre los que el equipo no puede hacer nada

• Evaluaciones del desempeño de un solo miembro del equipo

Ten en cuenta que todo lo discutido durante la retrospectiva debe permanecer entre los asistentes; nada debe compartirse fuera de la retrospectiva, a menos que se acuerde lo contrario.

Existen muchos tipos diferentes de retrospectivas para que un equipo pueda obtener una visión completa desde distintas perspectivas y mejorar de forma holística e iterativa sus formas de trabajar. Variar el tipo de retrospectiva también puede ayudar a que la reunión sea más atractiva. 

Echa un vistazo a estos ejemplos de retrospectivas y utiliza las correspondientes plantillas retro de Lucid para probar estos diferentes tipos por ti mismo.

Retrospectiva de DAKI

La retrospectiva de DAKI alienta a los equipos a debatir qué prácticas eliminar, agregar, mantener y mejorar. Las retrospectivas de DAKI ayudan a los equipos a reflexionar profundamente sobre los procesos e identificar qué les funciona bien y qué no.

Plantilla de retrospectiva de DAKI (haz clic para usar la plantilla)

Retrospectiva de enfadado triste alegre 

Una retrospectiva de enfadado triste alegre es un tipo de retrospectiva que puede ayudar a los equipos a descubrir tensiones en su trabajo. Esto ayudará a localizar dónde el estrés de los miembros del equipo causan roces en los procesos.

Plantilla de retrospectiva enfadado triste alegre (haz clic para usar la plantilla)

Retrospectiva de empezar, parar y continuar

La retrospectiva de empezar, parar y continuar tiene un formato sencillo. Los miembros del equipo discuten qué deberían comenzar, detener y continuar en el próximo sprint o proyecto.

Plantilla de retrospectiva de empezar, parar y continuar (haz clic para usar la plantilla)

Retrospectiva de las 4 "L"

La retrospectiva de las 4 "L" ayuda a los equipos a descubrir qué les gustó, aprendieron, les faltó y anhelaron durante un sprint o proyecto. A diferencia del lenguaje firme de una retrospectiva de empezar, parar y continuar, la 4 "L" permite más matices. Su formato se centra menos en soluciones inmediatas y más en la investigación de hechos, lo que conduce a cambios más amplios o ajustes sutiles para la siguiente iteración.

Plantilla de retrospectiva de las 4 "L" (haz clic para usar la plantilla)

Retrospectiva de rosa, brotes, espinas

La retrospectiva de rosa, brotes, espinas es sencilla pero poderosa. El equipo destaca victorias y éxitos (rosas), desafíos (espinas) y nuevas ideas (brotes).

Plantilla de retrospectiva de rosa, brotes, espinas (haz clic para usar la plantilla)

Ahora que tienes una buena base para entender qué es una retrospectiva de sprint, aquí tienes consejos tanto para facilitadores como para participantes a fin de que las retrospectivas sean más efectivas. Estos consejos provienen de los experimentados entrenadores de Agile Bryan Stallings y Jessica Guistolise, y son especialmente útiles para los equipos que aún están familiarizándose con las retrospectivas.

Para facilitadores

Es importante que los facilitadores recuerden que las retrospectivas son muy importantes para los maestros de Scrum, pero si no están bien hechas, a muchos desarrolladores no les gustan porque sienten que hablan de problemas en lugar de programar y actuar en relación a ellos. Veamos algunas medidas que puedes tomar como facilitador para cerciorarte de que los miembros del equipo aprovechen al máximo las retrospectivas.

Establece el tono correcto

Para establecer el tono correcto con el grupo desde el inicio, los facilitadores pueden hacer lo siguiente: 

• Compartir una imagen del círculo de influencia. El círculo de influencia muestra qué temas pueden afectar el equipo frente a los temas que el equipo no puede afectar y, por lo tanto, no necesitará dedicarles tiempo. 

• Establecer normas colectivamente antes de entrar en una retrospectiva.

• Establecer la agenda y los acuerdos de trabajo al principio.     

Quizá estés pensando: ¿y si yo marco el tono desde el principio y la retrospectiva se desvía? 

En ese caso, considera abordar la situación en cuestión. Ya sea que haya un elefante en la habitación, desconfianza en la administración o que suceda otra cosa, nombra el problema y dale un espacio en lugar de evitarlo. Puedes usar frases con “yo” para que nadie en el grupo se sienta aludido. 

Por ejemplo, el facilitador puede usar este marco: “Yo me sentiría [X] en [Y situación]. ¿Alguien más en la sala se siente así?”.

Es fundamental que los facilitadores mantengan la neutralidad durante toda la reunión.

Un buen facilitador mantiene un registro mental del punto al que el equipo necesita llegar para mejorar, y los facilitadores experimentados se toman el tiempo para desentrañar las capas de conflicto en el equipo.  

Usa un objeto para representar un problema

Para las retrospectivas en persona, el facilitador puede colocar un objeto que represente el problema en el centro de una mesa y hacer que los miembros del equipo se sienten hombro con hombro frente al problema. Luego, mientras los miembros del equipo hablan sobre el problema, pueden señalar el objeto, no señalarse entre ellos.

Reitera el valor de la mejora continua

La mejora continua es la clave del desarrollo del producto de Agile, y recordarlo puede ayudar a los miembros del equipo a darse cuenta de la importancia de la retrospectiva del sprint. 

Compartir historias como la del equipo ciclista británico que mejoró su rendimiento solo un 1 % para lograr una medalla de oro olímpica puede realmente motivar al equipo y ayudar a ilustrar tu punto. 

Haz espacio para temas emocionales

A veces, los equipos de Scrum no dedican tiempo a temas emocionales, como la apreciación o el conflicto, durante la retrospectiva por considerarlo incómodo. Los facilitadores pueden proporcionar una estructura para expresar tanto el aprecio como el conflicto de forma cómoda. 

Por ejemplo, los facilitadores pueden hacer que los miembros del equipo escriban el conflicto y, luego, lo lean en voz alta. También podrían alentar al grupo a que se den reconocimientos mutuos, ya que presumir de los logros de otros a menudo puede resultar menos incómodo. O bien, el facilitador puede usar una plantilla digital para la reunión, como la plantilla de retrospectiva de sprint que se muestra a continuación, y hacer que los participantes agreguen notas adhesivas con sus pensamientos.

Plantilla de retrospectiva de sprint (haz clic para utilizar la plantilla con tu equipo)

No hagas la retrospectiva demasiado corta 

Aunque puede ser tentador por una cuestión de tiempo, no acortes una retrospectiva de sprint a 30 o 45 minutos. A menudo, la conversación importante y significativa no surge de inmediato, por lo que debes asegurarte de tener suficiente tiempo para llegar a lo que realmente está sucediendo bajo la superficie. Además, si los temas importantes solo se tratan durante cinco minutos al final de la reunión, el equipo se irá sintiéndose incómodo. 

Partir con elementos de acción 

Una retrospectiva no debería cubrir solo lo que sucedió en un sprint; también debería abordar lo que sigue para que el equipo lo intente. Si nada cambia, el equipo no tendrá grandes expectativas con las retrospectivas en el futuro.

Para los participantes

Dado que las retrospectivas de sprint son para el equipo de Scrum, no es solo responsabilidad del facilitador hacer que las retrospectivas sean efectivas: los participantes también tienen un papel importante que desempeñar. 

Ten en cuenta la directriz principal de la retrospectiva 

La directriz principal de la retrospectiva, escrita por Norman Kerth en el libro “Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews” establece: “Independientemente de lo que descubramos, entendemos y creemos de verdad que todos hicieron el mejor trabajo posible, dados los conocimientos que tenían en ese momento, sus habilidades y capacidades, los recursos disponibles y la situación en particular”.

Al asistir a una retrospectiva, tener presente esta directriz principal crea una actitud de propiedad colectiva en lugar de un juego de culpas.

Dar retroalimentación efectiva

Para dar una retroalimentación efectiva, especialmente cuando es más crítica, haz una declaración usando “yo” en lugar de una declaración con “tú” siguiendo este marco: “Cuando [X] sucedió, [Y] fue el resultado, y mi respuesta fue [Z]”. 

La retroalimentación efectiva se centra en la situación, el comportamiento y el impacto.

Lucid facilita la organización de retrospectivas de sprint con equipos híbridos, remotos y presenciales, ¡o cualquier otro evento de Agile! Con plantillas listas para usar, herramientas para el facilitador y un lienzo diseñado para la colaboración, no necesitas ser un experto en retrospectiva para organizar una retrospectiva efectiva.