Schnellere Skalierung Ihres Unternehmens
Unternehmensprozesse, die in einem kleinen Unternehmen mit weniger Mitarbeitenden gut funktioniert haben, funktionieren in der Zukunft nicht unbedingt. Deshalb garantiert eine Vergrößerung der Belegschaft oder eine Verdopplung der Produktionsgeschwindigkeit am Band nicht zwangsläufig ein Wachstum von 200 %. Skalierbarkeit kann schwierig sein.
Mit Prozessverbesserung können Sie besser bestimmen, ob die aktuelle Infrastruktur, die Geschäftssysteme und die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens in der Lage sind, das Wachstum zu bewältigen. Manuelle Prozesse könnten eine Automatisierung erfordern. Möglicherweise müssen Systeme integriert werden. Einrichtungen benötigen möglicherweise ein komplettes Upgrade.
Ohne kontinuierliche Prozessverbesserung könnten solche Realitäten völlig übersehen werden.
Reaktion auf Veränderungen in der Branche
Neue Marktchancen zu ergreifen und der Konkurrenz in Ihrer Branche einen Schritt voraus zu sein, erfordert mehr als nur Initiative oder den Wunsch. Es verlangt ein besseres Bewusstsein für die Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens.
Die Bedeutung von Prozessverbesserungstechniken bei der Anpassung an Veränderungen in der Branche ist entscheidend. Ein hervorragendes Beispiel dafür ist, wie Netflix seinen Prozess zur Bereitstellung von Filmen für Abonnentinnen und Abonnenten geändert hat. 2007, als sein Modell des Versands von DVDs per Post von der Konkurrenz (einschließlich seines mit stationären Geschäften vertretenen Rivalen Blockbuster) adaptiert wurde, verlagerte Netflix strategisch den Fokus auf Streaming.
Die Vorteile der Prozessverbesserung sind in diesem Fall die Einführung von Netflix auf mehreren Plattformen, eine schnellere Expansion in internationale Märkte und schließlich die Marktbeherrschung.
Erfüllung von Anforderungen an Compliance
Die kontinuierliche Verbesserung von Unternehmensprozessen hilft Unternehmen, bezüglich Compliance-bezogener Änderungen oder aktualisierter Sicherheitsprotokolle auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Integration von Compliance in die Prozessverbesserung hilft, Last-Minute-Versuche zur Umsetzung von regulatorischen Anforderungen oder Dokumentationsverfahren zu vermeiden.
Ein proaktives Herangehen an die Prozessverbesserung hilft auch, Verzögerungen bei der Compliance und kostspielige Strafen zu vermeiden.
Effiziente Implementierung neuer Technologien
Prozessverbesserung ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, ihre Softwarebedürfnisse besser zu bewerten, um neue Entwicklungen und organisatorische Anforderungen zu unterstützen. Ohne kontinuierliche Unternehmensprozessverbesserung würden viele Unternehmen möglicherweise Zeit, Geld und Mühe für die Entwicklung einer individuell angepassten Webanwendung verschwenden, obwohl ein kommerziell verfügbares Softwareprogramm ihre Bedürfnisse lösen könnte.
Gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeitenden
Ein Arbeitsumfeld, dem es an Unternehmensprozessverbesserung fehlt, kann selbst für die fleißigsten und loyalsten Mitarbeitenden äußerst demotivierend sein. Je mehr Zeit Teammitglieder auf die wichtigen Aspekte ihrer Arbeit verwenden können, anstatt sich mit sich wiederholenden, langweiligen Aufgaben zu beschäftigen, desto besser.
Mit besseren Prozessen und einer zufriedeneren Belegschaft werden auch Produktivität und Umsatz steigen. Durch die Automatisierung von Dateneingabe und Bestellannahme können mehr Ressourcen in profitable Aktivitäten gelenkt werden.
Zufriedenere Kundinnen und Kunden
Automatisierung und kontinuierliche Prozessverbesserung können auch die Reaktionszeiten, Bestellgenauigkeit und Service-Konsistenz verbessern, wodurch die Kundenzufriedenheit wächst.
Zufriedene Kundinnen und Kunden sind auch eher bereit, Produkte und Dienstleistungen an Freundinnen und Freunde, Familienmitglieder und Kolleginnen und Kollegen weiterzuempfehlen, wodurch sich Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abheben kann. Loyale Kundinnen und Kunden bedeuten wiederkehrende Geschäfte und stabile Umsätze für die nächsten Jahre – ein guter Grund für Prozessverbesserung.
Arten von Unternehmensprozessen, die verbessert werden sollten
Von den komplexesten bis zu den einfachsten Prozessen kann jeder Prozess von kontinuierlicher Verbesserung profitieren. Unternehmensprozesse, die darauf ausgelegt sind, die Arbeitsweise zu optimieren, können formal oder informell sein.
Formale Prozesse
Formale Prozesse, die Sicherheitsrichtlinien, finanzielle Angelegenheiten, rechtliche Fragen und andere sensible Funktionen umfassen, sind für Unternehmen besonders wichtig, da sie Regeln oder Vorschriften entsprechen müssen.
In den meisten Fällen sind formale Prozesse gut dokumentiert, mit festgelegten Schritten, die befolgt werden müssen. Ein Beispiel für einen formalen Prozess könnte sein, wie Ausgaben eingereicht und erstattet oder wie Kundinnen und Kunde von Ihrem Unternehmen akquiriert und einem Kundenbetreuungsteam zugewiesen werden.
Informelle Prozesse
Im Gegensatz dazu werden informelle Prozesse oft innerhalb eines Unternehmens von Einzelpersonen oder Teams eingeführt, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Auch wenn es hierbei keine schriftlichen Anweisungen oder Regeln gibt, sind diese Prozesse von großer Bedeutung. Zu den informellen Prozessen gehört zum Beispiel, wer für ein Paket unterschreibt, wenn kein Empfangspersonal da ist, oder die unausgesprochene Regel, dass die letzte Person, die den Drucker benutzt, ihn wieder mit Papier befüllt.
Wann und wie ein Unternehmensprozess verbessert werden sollte
Prozessausfälle passieren selten von jetzt auf gleich. Mit kontinuierlicher Unternehmensprozessverbesserung ist es einfacher, Probleme innerhalb Ihres Unternehmens zu isolieren, zu identifizieren und zu lösen. Ineffizienzen und Verschwendung sind oft die wichtigsten Probleme, die zuerst angegangen werden sollten. Wenn Engpässe Verzögerungen bei der Erfüllung von Bestellungen oder der Betreuung von Kundinnen und Kunden verursachen, müssen auch diese sofort beseitigt werden. Als allgemeine Regel gilt: Je eher Sie handeln, um einen fehlerhaften oder veralteten Unternehmensprozess zu verbessern, desto besser.
Visualisierung eines Prozesses
Nachdem Sie bestimmt haben, welchen Prozess Sie verbessern möchten, ist es hilfreich, den Prozess mit einem Flussdiagramm oder einem anderen Diagramm zu veranschaulichen. Ideal ist es, wenn alle, die von der Prozessänderung betroffen sind (oder betroffen sein könnten) einbezogen werden, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird – einschließlich unerwarteter Unterschritte.
Wenn der Prozess kompliziert, kann das Visualisieren einige Tage in Anspruch nehmen. Planen Sie entsprechend.
