Was ist der Unterschied zwischen einem Prozess und einer Standardarbeitsanweisung (SOP)?
Beschreibungen von Prozessen und Verfahren enthalten Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die es Menschen ermöglichen sollen, eine bestimmte Aufgabe korrekt auszuführen. Eine Prozessdokumentation ist jedoch ein allgemeiner Überblick über Routinevorgänge, während ein Standardarbeitsablauf detaillierter ist und mehr Details, spezifische Aufgaben und Arbeitsabläufe hinzufügt, um den Unternehmens- oder Branchenstandards zu entsprechen. Mit anderen Worten, ein Prozess sagt Ihnen, was zu tun ist, und eine SOP sagt Ihnen genau, wie es zu tun ist.
SOP Anwendungsfallbeispiele
Wenn Sie beispielsweise beschreiben möchten, wie man ein Drumcomputer programmiert, dann ist eine SOP eher ungeeignet. Dafür gibt es bei diesem Ablauf einfach zu viele Variablen. Man kann nicht festlegen, ob diese oder jene Drum-Töne als Standard verwendet werden müssen, um einen Beat zu kreieren, denn das liegt in der Hand des Musizierenden. Man benötigt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die beschreibt, wie man Taktart, Tempo und spezifische Klänge auswählt und wie man diese Muster anordnet sodass es dem Zuhörenden gefällt. Hier ist also bloß eine grundlegende Beschreibung des Prozesses gefragt. Die Details sind der Kreativität des Nutzers überlassen.
Ziel einer Standardarbeitsanweisung
In einer SOP müssen Sie beschreiben, welche Schritte für ein bestimmtes Ziel durchgeführt werden müssen. Anschließend gehen Sie für jeden dieser Schritte weiter ins Detail. Sie erklären das Wer, das Was, das Wann und das Wo.
Detailliertes SOP Beispiel für einen Freigabebescheinigungsprozess
Sie könnten beispielsweise eine SOP für MitarbeiterInnen erstellen, die Freigabebescheinigungen verfassen sollen. Diese SOP könnte etwa folgendes enthalten:
- Welche Informationen enthalten sein sollten (Fehlerbehebungen, neue Funktionen, bekannte Probleme)
- Welche Informationen nicht enthalten sein sollten (Fehlerbehebungen oder Verbesserungen, die das Kundenerlebnis nicht direkt beeinflussen)
- Wann Informationen erfasst werden sollten (wie viele Wochen oder Tage vor Veröffentlichung)
- Wer die Informationen sammeln soll (Autor, Produktmanager, Tester)
- In welchem Format das Dokument bereitgestellt werden soll (HTML, PDF)
- Wie der Überprüfungszyklus funktioniert (wann das Dokument zur Überprüfung gesendet wird, wer das Dokument überprüft, wie viel Zeit für die Überprüfung und für die Umsetzung von Änderungen veranschlagt wird)
- Wer das Dokument genehmigen muss (Teamleiter, Product Owner, leitender Manager)
Wann eine SOP erstellt werden sollte
SOPs sind wichtig, um ein effizientes und regelkonformes Unternehmen zu führen. Sie tragen dazu bei, Unsicherheiten hinsichtlich der Durchführung von Routinearbeiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigen. Obwohl keine SOP die Leistung garantieren kann, standardisieren sie Best Practices im gesamten Team oder Unternehmen und verbessern so die Qualität und Vorhersagbarkeit der Ergebnisse.
Hier sind einige Gründe, warum Sie möglicherweise eine SOP benötigen:
- Um sicherzustellen, dass Compliance-Standards eingehalten werden
- Um Produktionsanforderungen zu erfüllen
- Um sicherzustellen, dass das Verfahren keine nachteiligen Auswirkungen auf die Umwelt hat
- Um Sicherheit zu gewährleisten
- Sich an einen Zeitplan halten
- Um Produktionsfehler zu vermeiden
- Für die Ausbildung zu verwenden
Wie verfasst man eine SOP (Standard Operating Procedure)?
In jeder Branche braucht man detaillierte und schlüssige SOP-Dokumente, die MitarbeiterInnen bei der Durchführung von Routineaufgaben unterstützen soll. Jede/r Mitarbeiter/in soll auf sichere und einheitliche Weise sowie in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften betraut sein.
Nun gibt es keine offizielle Standardarbeitsanweisung, die Ihnen detailliert erklärt, wie Sie eine SOP verfassen sollen. Doch im Folgenden möchte ich einige Schritte mit Ihnen teilen, die Ihnen helfen werden, Ihre Ideen zu strukturieren und einen effektiven Plan für die Standardisierung Ihrer Abläufe aufzustellen.
Schritt 1: Behalten Sie Ihr Ziel fest vor Augen
Definieren Sie zunächst, welches Ergebnis oder Ziel Ihre SOP bewirtschaften soll. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument verfassen, das das Verfahren beim Abschließen eines Restaurants beschreibt, besteht das Ziel darin, das Gebäude bis zur Ankunft der Personals am jeweils nächsten Morgen zu sichern.
In diesem ersten Schritt geht es also noch nicht um Details wie die Bodenreinigung oder die Aktivierung des Alarmsystems. Sie sollen lediglich beschreiben, was Sie mit diesem Ablauf beabsichtigen.
Alle Unternehmen haben Prozesse und Verfahren, die sich täglich, wöchentlich und monatlich wiederholen. Wenn Sie nun Ihre Ziele definieren, fragen Sie sich, für welches davon Sie tatsächlich ein SOP-Dokument benötigen. Vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen sogar bereits entsprechende SOP-Dokumente. Falls dies zutrifft, müssen Sie diese eventuell nur noch überarbeiten.
Fragen Sie sich, ob es einen bestimmten Grund gibt, warum Ihr konkretes Ziel durch eine SOP unterstützt werden sollte.
Wenn Sie wissen, was Ihre SOP erreichen soll, ist es viel einfacher, einen ersten groben Entwurf aufzustellen und anschließend die Details zu definieren.
Schritt 2: Wählen Sie ein Format
Wahrscheinlich gibt es in Ihrem Unternehmen bereits bestehende SOP-Dokumente für andere Verfahren. Diese Dokumente können Sie als Formatvorlagen verwenden.
Falls keine Referenzdokumente vorhanden sind, versuchen Sie es mit einem dieser Formate:
- Eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung: Dieses Format sollten Sie für kurze, leicht verständliche Anleitungen für Routineverfahren verwenden. Dafür eignet sich beispielsweise Sicherheitsrichtlinien und andere vorgeschriebene Verordnungen. In der Regel besteht so ein Dokument aus einer einfachen nummerierten oder mit Aufzählungszeichen versehene Liste mit kurzen und einfachen Sätzen, die für den Leser klar und leicht nachvollziehbar sind.
- Eine Anleitung mit Aufgabenhierarchie: Wenn ein Verfahren viele einzelne Schritte umfasst und den Verantwortlichen an mehreren Stellen Entscheidungen abverlangt, eignet sich womöglich dieses Format am besten. In der Regel verwendet man hier eine nummerierte oder mit Aufzählungszeichen versehene Liste mit Hauptschritten, gefolgt von einer Reihe spezifischer Teilschritten.
- Ein Flussdiagramm: Mit diesem Format können Sie Verfahren abbilden und planen, an deren Ende mehrere mögliche Ergebnisse möglich sind. Es eignet sich gut für Szenarien, in denen die Ergebnisse nicht unbedingt vorhersehbar sind.
Lucidchart verfügt über eine Bibliothek mit anpassbaren Vorlagen, die Ihnen bei der Visualisierung Ihrer SOP helfen. Sehen Sie sich unsere Beispiele an, die Teil einer SOP zur Qualifizierung und Verarbeitung von Vertriebskontakten sein könnten.
