Wenn alle Teammitglieder an einem Strang ziehen und effektiv zusammenarbeiten, trägt das zu einem gut aufgebauten Business Case bei. Der Business Case geht eher auf die verschiedenen Risiken und Bedenken ein und liefert den Stakeholdern eine überzeugende Begründung dafür, warum das Projekt umgesetzt werden sollte.
Wie verfasse ich einen Business Case?
Jetzt haben Sie eine Vorstellung davon, was ein Business Case ist und wer an seiner Erstellung mitwirken sollte. Der nächste Schritt ist das Verfassen des Business Case.
Behalten Sie auch hier im Hinterkopf, dass Sie versuchen, Entscheidungsträger von der Unterstützung bzw. Finanzierung Ihres Projekts zu überzeugen. Stellen Sie also sicher, dass das Dokument interessant und prägnant ist und alle Informationen enthält, die die Stakeholder wissen müssen. Vermeiden Sie Fachjargon und verwenden Sie einfache, leicht lesbare Wörter und Sätze, die Ihre Vision und die Vorteile Ihres Projekts treffend beschreiben.
Die Anzahl der Schritte beim Erstellen eines Business Case kann je nach Initiative oder Projekt, an dem Sie arbeiten, variieren. Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Schritten, die Sie beim Verfassen Ihres Business Case verwenden können.
Schritt 1: Informationen sammeln
Dieser Schritt eignet sich gut, um Ihre Teammitglieder zur Zusammenarbeit anzuregen. Ihre Einbindung kann Ihnen helfen, die Dinge aus mehreren Perspektiven zu betrachten und einen gut durchdachten und glaubwürdigen Business Case zu entwickeln.
Brainstorming-Sitzungen unter Verwendung einer Brainstorming Vorlage motivieren die Teammitglieder, Ideen auszutauschen und weiter zu entwickeln. Die gemeinsame Arbeit am selben Dokument kann Ihnen dabei helfen:
- Das Problem zu definieren.
- Lösungsansätze zu entwickeln.
- Zu bestimmen, welche Lösungen die besten sind.
- Die Auswirkungen zu identifizieren, die die Lösung auf das Team und das Unternehmen haben könnte.
Schritt 2: Verfassen des Business Case-Dokuments
Stellen Sie anhand der gesammelten Informationen alle Teile Ihres Business Case zusammen. Ein Business Case-Dokument könnte Folgendes enthalten:
Zusammenfassung
Hierbei handelt es sich um einen kurzen, allgemeinen Überblick, der Ihrer Zielgruppe eine schnelle und einfache Möglichkeit bieten soll, die wichtigsten Punkte, Ziele und Empfehlungen zu lesen und zu verstehen, ohne das gesamte Dokument lesen zu müssen. Diese Zusammenfassung erscheint am Anfang des Dokuments, aber Sie können sie auch verfassen, nachdem Sie die anderen Abschnitte verfasst haben.
Problemstellung
Definieren Sie kurz, spezifisch, verständlich und umsetzbar das Problem oder Anliegen, das Ihr Business Case ansprechen soll.
Ziele
Nutzen Sie die SMART Methode, um Ihre Business Case-Ziele und -Vorgaben zu skizzieren. Richten Sie diese Ziele und Vorgaben an den strategischen Zielen Ihres Unternehmens aus und beschreiben Sie, wie Ihr Projekt diese Ziele erreichen wird.
Bevorzugte Lösungen und Optionen
Beschreiben Sie hier kurz, welche Lösung Sie für das beschriebene Problem bevorzugen würden. Darin sollten Sie auch erklären, wie Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass dies die beste Lösung ist. Eine Kosten-Nutzen-Analyse der Lösung gehört ebenfalls dazu.
Alternativen und Möglichkeiten
Präsentieren Sie alternative Lösungen und Ansätze zur Lösung Ihres genannten Problems. Fügen Sie für jede alternative Lösung eine Kosten-Nutzen-Analyse hinzu.
Kostenschätzung
Darin sind die geschätzten Kosten des Projekts aufgeführt. Diese Kosten können Anfangskapital, Ressourcenbeschaffung, laufende Betriebskosten, Gesamtbetriebskosten, Wartung, Support usw. beinhalten.
Vorteile
Beschreiben Sie, welchen Nutzen das Unternehmen Ihrer Meinung nach aus der Initiierung dieses Projekts ziehen wird. Berücksichtigen Sie unbedingt quantitative und qualitative Vorteile und berechnen Sie die erwartete Kapitalrendite.
Risikobewertungen
Beschreiben Sie die potenziellen Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind. Berücksichtigen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit der jeweiligen Risiken sowie die möglichen Auswirkungen. Beschreiben Sie Ihre Strategien zur Risikominderung.
Zeitliche Abschätzung
Erstellen Sie einen allgemeinen Zeitplan, der wichtige Meilensteine und Ergebnisse enthält. Schätzen Sie, wie lange es dauern wird, das gesamte Projekt abzuschließen.
Ressourcenbedarf
Listen Sie die finanziellen, materiellen, technologischen und personellen Ressourcen auf, die Sie zum Abschluss des Projekts benötigen.
Empfehlung
In diesem Abschnitt können Sie die Ergebnisse Ihrer Recherche zu diesem Business Case zusammenfassen. Darin sollten Sie auch Fakten und Zahlen aufnehmen, die Ihre Empfehlung untermauern, das Projekt fortzusetzen oder es abzubrechen.
Implementierung
Beschreiben Sie Ihre Strategie für die Implementierung Ihres Projektplans. Die Implementierungsstrategie sollte beschreiben, warum dieser Ansatz am besten zu Ihren Zielen passt.
Business Case finalisieren und verteilen
Während Sie Ihren Business Case erstellen, wird er wahrscheinlich mehrfach überprüft und überarbeitet, bevor er endgültig genehmigt wird. Nachdem er genehmigt wurde, sollten Sie ihn an die Stakeholder und Entscheidungsträger verteilen, damit diese ihn zur Kenntnis nehmen und prüfen können. Überlegen Sie sich, in welchem Format Sie das tun möchten: gedruckt, PDF, Präsentation usw.
Schritt 3: Präsentieren Sie Ihren Business Case
Bringen Sie Stakeholder, Führungskräfte und andere Entscheidungsträger zu einer formellen Präsentation Ihres Business Case zusammen. Verwenden Sie visuelle Elemente, damit Ihr Publikum Ihre Probleme, Lösungsvorschläge, Empfehlungen usw. schnell verstehen kann.
Lucidspark verfügt über die Tools und Vorlagen, die Sie brauchen, um Zeitpläne und andere visuelle Materialien zu erstellen, die Ihre Ergebnisse und Empfehlungen untermauern. Visuelle Materialien beziehen Ihr Publikum stärker ein und verbessern das Datenverständnis und die Entscheidungsfindung.
Bonus: Lucidspark enthält außerdem einen Präsentationsmodus, in dem Sie Ihr Lucidspark Board umrahmen und in kurzer Zeit in eine Präsentation verwandeln können, ohne die App zu verlassen!
