Como usar diagramas de afinidades para organizar ideias

Se você nunca passou por uma sessão de brainstorming desorganizada, veja como é: a equipe aparece com diferentes entendimentos do propósito da sessão. Quando o brainstorming começa, uma pessoa tende a contribuir com a maioria das ideias, enquanto outro membro da equipe está totalmente distraído, pedindo o almoço escondido. As ideias geradas pela equipe são difíceis de entender e não são tão criativas quanto poderiam ser.

Conheça o brilho do diagrama de afinidades. O método de diagramação de afinidades envolve toda a equipe na geração de ideias, na categorização de pensamentos e na priorização de tópicos. A melhor parte é que os diagramas de afinidades são especialmente úteis para classificar e organizar grandes quantidades de ideias, o que os torna ótimos para grandes equipes, problemas difíceis e ideias complexas. Eles também são uma forma prática de criar um ambiente em que todos tenham voz e em que os conflitos iniciais sejam minimizados, permitindo que o grupo capture ideias mais naturais e autênticas antes de analisá-las demais.

Neste artigo, explicaremos como usar um diagrama de afinidades online para aproveitar ao máximo o tempo que sua equipe passa junto.

O que é um diagrama de afinidades?

O diagrama de afinidades foi inventado por um antropólogo japonês chamado Jiro Kawakita na década de 1960. Na verdade, os diagramas de afinidades foram originalmente chamados de diagramas KJ em sua homenagem. Kawakita foi influenciado por filósofos como Kant, Hegel e Bergson e estava interessado em resolver problemas complexos, incluindo abordar a desintegração do equilíbrio ambiental no Vale do Sikha, no Nepal. Atualmente, os diagramas de afinidades são comumente usados em muitas configurações de negócios. Você também pode ouvi-los sendo chamados de gráficos de afinidade, mapas de afinidade ou método KJ.

Quando usar um diagrama de afinidades

Há dois momentos ideais para usar um diagrama de afinidades:

1. Para resolver um problema complexo. Essa situação exigirá inerentemente a classificação de uma grande quantidade de dados. Por exemplo, se você estiver reformulando a experiência do usuário, deverá agrupar ideias da sua equipe sobre todos os aspectos da experiência do usuário, desde o tamanho da fonte até os menus suspensos.

2. Para agrupar pontos de vista exclusivos. O início do processo do diagrama de afinidades é, em grande parte, autônomo, o que favorece a geração de ideias e sugestões exclusivas.

Na prática, as equipes também recorrem aos diagramas de afinidades quando precisam organizar informações caóticas e alinhar pessoas que ainda não chegaram a um consenso. 

Você também pode usar diagramas de afinidades para:

• Organizar os resultados de uma sessão de brainstorming.

• Melhorar os processos.

• Mediar conflitos profissionais.

• Desenvolver soluções inovadoras.

• Buscar consenso no grupo.

Como fazer um diagrama de afinidades

Para fazer um diagrama de afinidades, recomendamos o uso de uma plataforma online, como a Lucid, onde você pode facilmente colaborar e compartilhar seu diagrama com sua equipe, além de armazená-lo para referência futura.

Veja como criar seu próprio diagrama de afinidades usando o Lucidspark, a solução de quadro branco inteligente da Lucid.

1. Escolha um líder

Pode ser você, mas, se não for, certifique-se de que o líder designado entenda como conduzir uma sessão de diagramação de afinidades, quanto tempo o brainstorming deve durar, como configurar o mural do Lucidspark e como coordenar cada etapa da sessão.

2. Prepare seu mural

Crie um mural de brainstorming no Lucidspark e compartilhe-o com os participantes. Quanto mais diversas forem as perspectivas, melhores e mais originais serão as soluções. Considere manter o grupo de trabalho pequeno o suficiente para que todos possam participar de forma significativa nas etapas de classificação e rotulagem.

3. Apresente o problema

Defina o problema a ser resolvido e certifique-se de que ele esteja visível no mural durante o brainstorming. Você pode simplesmente rotular o diagrama com o problema ou colocá-lo em uma caixa na parte superior para manter todos alinhados durante a sessão. Para melhores resultados, formule a pergunta como uma questão, por exemplo, "Como podemos melhorar a gestão do tempo no escritório?", para que o mural naturalmente convide a soluções.

4. Comece o brainstorming

Esta parte da sessão é autodirigida. Cada membro da sua equipe deve ter uma cor distinta para cada participante atribuída e ser incentivado a contribuir com o máximo de ideias possível. Ao contrário de um brainstorming típico, onde a equipe conversa e gera ideias em conjunto, os brainstormings de diagramas de afinidades geralmente são conduzidos em silêncio. Com o Lucidspark, você pode definir um temporizador para incentivar a equipe a contribuir com o máximo de ideias possível dentro do tempo determinado. Lembre-se: a ideia é acolher volume e variedade de ideias.

5. Organize as ideias

Ao final do brainstorming, você terá gerado uma grande quantidade de ideias. Isso pode parecer um pouco intimidador, mas o próximo passo é especialmente divertido: agrupar os dados em tópicos.

Use Caixas no seu mural do Lucidspark para organizar ideias por temas à medida que elas surgem durante o brainstorming. Por exemplo, se você perceber que algumas de suas soluções envolvem o uso de uma plataforma de gerenciamento de conteúdo diferente, você pode agrupá-las e rotulá-las como "soluções de gerenciamento de conteúdo". 

É importante envolver toda a equipe, embora o líder possa sugerir nomes para as caixas. Se houver ideias duplicadas, basta excluir uma delas. O Lucidspark facilita esse processo, pois as notas adesivas virtuais podem ser arrastadas e soltas infinitamente e organizadas com facilidade. 

Mantenha a etapa de agrupamento silenciosa para reduzir vieses, evitar que os participantes mais expressivos dominem a discussão e permitir que as pessoas confiem em seus primeiros instintos em vez de debaterem. Se uma ideia não se encaixar em nenhum lugar, não há problema em deixá-la sozinha. E se uma nota continuar sendo movida entre grupos diferentes, considere duplicá-la e colocar uma cópia em cada grupo relevante, reduzindo o atrito e reconhecendo a sobreposição. Dependendo da complexidade do tema, a classificação pode ser feita de forma assíncrona, permitindo que as pessoas adicionem e reagrupem ideias ao longo do tempo.

6. Dê um passo atrás

Depois de organizar as ideias em caixas, é hora de olhar o diagrama de afinidades como um todo. Normalmente, você fará descobertas interessantes imediatamente. Esses padrões o levarão às próximas etapas, como priorizar ideias e determinar as melhores soluções. 

Neste ponto, reúna o grupo para que cheguem a um consenso sobre os rótulos de cada agrupamento. Você pode usar a nota mais representativa como rótulo ou criar um novo título que capture o tema. Se vários agrupamentos parecerem intimamente relacionados, adicione um título de nível superior para combiná-los e facilitar a interpretação do diagrama.

Exemplo de diagrama de afinidades

Vamos praticar com um exemplo de mapeamento de afinidades. Digamos que sua equipe de conteúdo queira produzir mais conteúdo do que produz atualmente, mas esteja constantemente se deparando com ineficiências. Você pode usar um diagrama de afinidades para identificar os gargalos e desenvolver soluções para resolvê-los.

Para começar, crie um documento no Lucidspark com o título "Quais são as falhas no nosso processo de criação de conteúdo?" Após compartilhar o documento com todas as partes interessadas relevantes, dê tempo para que registrem suas ideias.

Agora, peça a todos que organizem suas ideias em grupos. Algumas das notas adesivas serão trocadas de lugar, mas após alguns dias, os grupos ficarão claros.

Em seguida, agende uma reunião com todas as partes interessadas e nomeie cada categoria que contenha mais de uma ideia.

Nessa reunião, você também discutirá maneiras de superar essas falhas. Como elas estão agrupadas em categorias, é mais fácil identificar as causas básicas. Portanto, em vez de resolver um grande número de problemas individuais, você os reduziu a alguns obstáculos abrangentes. 

Dicas extras:

• Sessões de diagramas de afinidades funcionam melhor quando você tem mais de 15 contribuições.

• Mantenha as caixas amplas e as ideias específicas.

• Sinta-se à vontade para remover ideias enquanto trabalha. A Lucid tem histórico de revisões, permitindo que você volte a uma versão anterior do seu mural, acompanhando a evolução das ideias. Tente não editar ideias conforme são colocadas no mural, pois isso pode desencorajar os membros da equipe a contribuir.

• Não se preocupe com os próximos passos durante o brainstorming; eles surgirão assim que o diagrama de afinidades estiver totalmente organizado.

• Mantenha o processo de ideação e agrupamento em silêncio, ou você acabará limitando as contribuições por medo de rejeição ou julgamento.

• Não pense demais em agrupamentos.

• Se você está trabalhando com uma equipe distribuída ou um problema complexo, considere dar às pessoas mais tempo do que uma única reunião. Permitir que as ideias amadureçam ao longo de um ou dois dias leva a padrões mais claros.

Como o Lucidspark pode ajudar você a criar diagramas de afinidades

O Lucidspark é uma maneira eficiente de colaborar e coordenar, especialmente para equipes remotas ou híbridas. Uma tela infinita significa infinitas possibilidades para revelar as melhores ideias. E a melhor parte? Tudo é atualizado e salvo em tempo real, o que significa que sua equipe pode obter o contexto necessário a qualquer momento, independentemente de onde esteja trabalhando.

Para usar o Lucidspark para criar um diagrama de afinidades online, você pode começar com um modelo de diagrama de afinidades ou do zero. Provavelmente, alguns membros da sua equipe não conseguirão participar do brainstorming. Você pode compartilhar o diagrama de afinidades com aqueles que não estiveram presentes e pedir que contribuam com suas ideias e interajam com o mural de forma assíncrona. Você também pode atribuir tarefas diretamente do Lucidspark, exportar contribuições para o Lucidchart e transformar o diagrama de afinidades em tarefas acionáveis. 

Comece hoje mesmo!