Crie um cronograma recorrente
Para aproveitar ao máximo as reuniões 1:1, você deve agendá-las regularmente. Reuniões esporádicas e raras são menos eficazes porque é difícil acompanhar o progresso das metas e ficar a par das decisões ou benchmarks se você não estiver fazendo check-in regularmente.
Além disso, reuniões sem uma frequência fixa indicam aos funcionários que eles não são prioridade — uma estratégia ruim para fazer sua equipe se sentir valorizada.
Para seguir no caminho certo e aproveitar ao máximo as reuniões 1:1, crie uma agenda recorrente. Combine com os funcionários um horário e uma frequência adequada. E não tenha medo de adaptar a sua agenda com base nas necessidades deles.
Crie um documento compartilhado da reunião
Uma reunião 1:1 eficaz não acontece no vácuo. Mantenha um registro claro das conversas para garantir a prestação de contas, para se referir a discussões anteriores e para ter clareza nas decisões futuras.
Crie um documento compartilhado para orientar a pauta da reunião, nela, você e seu funcionário podem colaborar, fazer anotações, registrar feedback e orientar a discussão.
O Lucidchart facilita a documentação da sua conversa e o compartilhamento das ideias com este modelo simples de reunião one-on-one.
Pauta e perguntas na reunião 1:1
A pauta da reunião 1:1 varia de acordo com o funcionário e as metas gerais que você tem para cada reunião.
No entanto, é importante começar a conversa com um plano, de forma que vocês dois tenham uma reunião produtiva. Compartilhe a pauta ou os tópicos de discussão com o funcionário antes para que ele não seja pego de surpresa e já venha preparado.
Perguntas para criar alinhamento
As reuniões 1:1 são uma oportunidade de criar alinhamento entre a empresa e os membros da sua equipe. Quanto mais alinhada for a organização, mais impacto a equipe terá nas metas da empresa e na missão geral da organização.
Veja a seguir algumas perguntas para avaliar o alinhamento e criar uma relação mais forte entre os funcionários e o trabalho e a cultura da empresa:
- Como você vê suas metas e as metas da nossa equipe alinhadas com a missão da organização?
- Como esse trabalho se alinha com os objetivos futuros da sua carreira?
- As responsabilidades da sua função são o que você esperava? Por quê?
- O que mais anima você nas responsabilidades do dia a dia?
- O que você gostaria de fazer com menos frequência?
- O que você gostaria de fazer com mais frequência?
- Como nossa equipe ou organização pode praticar melhor nossa missão ou nossos valores?
Perguntas a fazer na reunião 1:1 para acompanhar o progresso
Qual é o desempenho dos seus funcionários? Acompanhar e medir o progresso, e identificar obstáculos no caminho são importantes para uma boa reunião 1:1.
Faça as seguintes perguntas para iniciar a discussão e descobrir oportunidades para apoiar o desempenho dos funcionários:
- Como estão indo seus projetos atuais?
- O que impede você de realizar seu trabalho? Quais são os obstáculos ou gargalos?
- O que pode ajudar você a concluir os projetos ou tarefas?
- Como você prioriza os projetos ou tarefas?
- O que correu bem? O que poderia melhorar?
Compartilhando feedback
Feedback é uma via de mão dupla. Aproveite a oportunidade para dar feedback e coaching construtivos, bem como para pedir feedback do funcionário. Ao fazer as perguntas certas, você pode obter informações valiosas para melhorar seu apoio a ele, à equipe e à missão da empresa.
Confira algumas perguntas para começar:
- Você tem os recursos e as ferramentas necessários para realizar seu trabalho?
- O que pode melhorar no ambiente de trabalho para você trabalhar com mais eficiência?
- Você se sente sobrecarregado ou ocioso? Ou a carga de trabalho é adequada?
- Como você pode melhorar como funcionário?
- Como posso ajudar você a ser mais eficaz ou envolvido?
- Você quer que eu te oriente mais ou menos sobre o seu trabalho? Por quê?
Ao dar feedback, tenha em mãos exemplos específicos da situação e como ela pode ser melhorada. E não se esqueça de documentar o feedback e quaisquer etapas de ação que você e o funcionário planejam realizar, de forma que você possa voltar ao assunto na próxima sessão.
Desenvolvimento do funcionário
O desenvolvimento do funcionário é importante para envolver e reter os funcionários. Ao investir em oportunidades de coaching, orientação e desenvolvimento dos funcionários, você demonstra que valoriza as contribuições deles e que deseja vê-los crescer com a empresa.
Use a reunião 1:1 para avaliar o funcionário e saber como apoiar os objetivos de carreira dele no curto e no longo prazo.
- Quais competências ou experiência você tem interesse em desenvolver?
- Em quais oportunidades de avanço você tem interesse?
- Você se interessa em liderar outras pessoas?
- Quais competências você está desenvolvendo para avançar na sua carreira?
- Quais outras responsabilidades você almeja?
- Como podemos ajudar você a desenvolver ainda mais sua carreira?
Pós-reunião
Os planos e as metas só sairão do papel se você tomar medidas. Lembre-se de acompanhar as tarefas e as decisões da última reunião para vocês dois prestarem contas e promoverem o progresso entre uma reunião e outra.
Consulte as anotações da reunião anterior para informar seus próximos tópicos de discussão, acompanhar os comentários e verificar o progresso.
- Como você está se saindo nas metas que estabelecemos da última vez?
- O plano de ação está funcionando? Precisamos fazer ajustes nas tarefas ou no cronograma?
- Você está recebendo suporte suficiente?
Próximos passos
Por fim, conclua a reunião com os próximos passos a serem seguidos. Isso encerra a conversa de forma produtiva, garantindo que vocês dois saibam como agir de acordo com o que acabaram de discutir.
- Quais são as prioridades desta semana?
- Quais tarefas eu tenho? Quem acompanhará?
- Há algo que devemos discutir na próxima vez?
As reuniões 1:1 não precisam ser uma tarefa árdua. Com a preparação e a mentalidade certas, elas podem ser sua arma secreta para criar uma equipe altamente engajada e voltada para o desempenho.
Comece essas reuniões hoje mesmo com o Lucidspark.
