Nas últimas décadas, o tema do silo de equipes e funcionários no local de trabalho teve um único foco: eliminá-lo. Mas mesmo que eliminar os silos organizacionais fosse fácil (o que não é o caso!), não seria o melhor caminho a tomar. Afinal, o silo geralmente é criado intencionalmente, e por bons motivos. Equipes e funcionários trabalhando em silos podem, na verdade, amenizar complexidades, reduzir dependências e otimizar os processos de produção.

Precisamos mudar o foco para podermos unir equipes e funcionários isolados, abrir linhas de comunicação e melhorar a colaboração entre todos. 

Antes de falarmos sobre como remediar os silos organizacionais, é importante entender por que eles existem. 

Como os processos Ágil criam um isolamento intencional

Em algumas empresas, os silos isolados de equipes e funcionários são vistos como um obstáculo para a inovação e o crescimento, e elas temem que equipes isoladas trabalhem de forma totalmente independente e não se alinhem aos outros em relação aos principais objetivos da organização. Essa percepção negativa decorre de silos criados sem intenção. Silos não intencionais são artefatos de um sistema ou processo de negócios desatualizado ou irrelevante, e podem dificultar a comunicação no trabalho em equipe e criar obstáculos desnecessários para a inovação e agilidade. Portanto, é importante entender a situação e identificar os silos não intencionais que estão gerando mais prejuízos do que benefícios. 

Entretanto, ao decidir que o silo organizacional é totalmente negativo e que precisa ser eliminado, a gerência e diretoria das empresas perdem a oportunidade de aproveitar os benefícios de ter equipes e funcionários nessa condição. O silo é um resultado natural dos processos de gerenciamento Ágil e Lean. Para manter um alto nível de agilidade e flexibilidade em um ambiente Ágil, as equipes precisam permanecer pequenas e autônomas. 

Quando criado intencionalmente, o isolamento possibilita uma especialização mais aprofundada em equipes pequenas. Criar um isolamento nas equipes promove foco e um melhor gerenciamento dos seus cronogramas de produção, além de reduzir a dependência de outras equipes. O resultado? As equipes trabalham em um ritmo mais rápido, ignoram distrações externas e desenvolvem o conhecimento necessário para solucionar problemas e planejar o futuro. 

O grande desafio é gerenciar esse isolamento entre equipes e departamentos, e os membros da equipe de liderança da Lucid estão sempre em busca de uma solução. Em uma conversa com Nathan Rawlins, diretor de marketing da Lucid, ele fala sobre como gerenciar os silos organizacionais dentro de uma estrutura Ágil: 

“Os silos de equipes e funcionários possibilitam uma especialização mais aprofundada. No passado, lidávamos com um índice relativamente pequeno de isolamento, e tentávamos eliminá-lo. Atualmente, há uma quantidade muito maior, e que criamos deliberadamente.”

Agilidade, autonomia, iteração mais rápida — todos são aspectos positivos de uma empresa dedicada à inovação e melhoria contínua. Os isolamentos que incentivam essas qualidades não são o problema. O problema é a falta de alinhamento entre equipes, e as grandes camadas de dependências. Para solucionar esse problema, as empresas precisam criar uma malha entre as equipes e os funcionários isolados para manter a agilidade, a autonomia e as iterações de equipes individuais, e assegurar uma uniformidade avançada a um bom custo-benefício.

Em vez de focar em eliminar os silos organizacionais, as diretorias das empresas precisam adotar um gerenciamento centrado e cuidadoso dele, e melhorar a comunicação multifuncional das equipes sem prejudicar a agilidade. 

O gerenciamento do isolamento começa com a cultura da empresa

Um gerenciamento eficiente de silos começa com a cultura da empresa. Culturas de empresas que melhor gerenciam e conectam equipes e funcionários isolados priorizam o trabalho em equipe, o senso de apropriação e a responsabilidade. Em empresas como essas, membros individuais de equipes são responsáveis por descobrir o que não está funcionando, e então tomar as devidas providências. Todos atuam como se fossem fundadores da empresa, e todos fazem parte do processo de produção. 

Na Lucid, valorizamos o trabalho em equipe e não o ego, e incentivamos o senso de apropriação individual e a autonomia. Quando todos os membros da equipe são convidados a agir como se fossem proprietários da empresa, e a investir em roadmaps e resultados do início ao fim, isolamentos surgem naturalmente nas equipes em toda a empresa. A apropriação ampla e de ponta a ponta é saudável e cultiva motivação e entusiasmo entre as equipes e organizações. 

Quando membros de equipes se responsabilizam por projetos e preferem trabalhar em equipe em vez de alimentar egos individuais, isolamentos deixam de ser obstáculos intransponíveis e se tornam estruturas conectadas por uma ampla rede de comunicação e colaboração. 

Aprimorando a comunicação e colaboração entre equipes que estão trabalhando em silos

Mesmo que as equipes tenham estruturas autônomas e independentes, elas raramente trabalham completamente isoladas. Elas fazem parte de um todo e seu trabalho é entrelaçado com o que é produzido por outras equipes na empresa. Muitas vezes, essas equipes recebem as mesmas informações, mas acabam interpretando-as de formas diferentes devido às suas experiências e aos seus conhecimentos próprios. 

Segundo Nathan: 

“Para atender às necessidades das equipes, é preciso haver uma linguagem comum entre elas. E acreditamos que o uso da linguagem visual é a melhor forma para tal.”

As equipes precisam usar uma linguagem comum que facilita o alinhamento e o entendimento compartilhado. E a comunicação visual é a solução ideal. 

Em nossa conversa, Nathan relacionou o conceito de linguagem comum com algumas reformas que fez em sua casa. Imagine uma equipe de obras dedicada a construir uma parede em uma sala. Essa equipe conta com pessoas responsáveis pelo enquadramento, a instalação do gesso, um eletricista etc. Cada pessoa tem habilidades e conhecimentos especializados necessários para cumprir sua tarefa. E, ao mesmo tempo, estão trabalhando juntas em um projeto maior do que a soma de suas partes. Essas pessoas precisam de uma forma de comunicação sobre seus planos e os próximos passos a serem tomados.  

Agora imagine que essa equipe só pode se comunicar por mensagem de texto em seus telefones. Instruções que parecem ser claras para um determinado membro da equipe podem facilmente ser interpretadas diferentemente pelo colega. O projeto possivelmente terá de ser alterado e sofrerá atrasos. Equipes de obras precisam ter uma representação visual dos seus objetivos, uma visão compartilhada dos detalhes do projeto e saber como tudo se encaixa. 

Equipes em empresas têm a mesma dificuldade comunicativa. A complexidade e a demanda do mundo dos negócios moderno criou uma necessidade de especialização e agilidade, no entanto, as equipes geralmente acabam tendo que agir tão rapidamente que não conseguem dedicar tempo e energia para se comunicar de forma satisfatória. O contexto e o alinhamento tão fundamentais muitas vezes são deixados de lado em busca de mais agilidade. O uso de recursos visuais ajuda as equipes a se comunicarem melhor. 

As organizações precisam encontrar formas de unir equipes e funcionários isolados por meio de uma linguagem comum. Para tal, é necessário definir uma cultura de empresa baseada no senso de apropriação individual e em uma colaboração abrangente entre as equipes. Uma vez definida, a maneira mais eficiente de criar canais de comunicação é por meio de uma linguagem visual rápida, prática e compreendida por todos os envolvidos.  

Como os recursos visuais fornecem o contexto certo para manter as equipes alinhadas

Primeiramente, o uso de recursos visuais ajuda a esclarecer qualquer tipo de projeto. Sequências, dependências, relacionamentos, contenção — todos são fatores difíceis de comunicar verbalmente, porém, fáceis de transmitir por meio de elementos visuais apropriados. Aumente a probabilidade de que todos entendam sua comunicação e, como resultado, gere um alinhamento mais abrangente.

Recursos visuais oferecem um pacote de comunicação completo e o contexto necessário para ajudar as equipes a alinharem seus projetos. A comunicação verbal simplesmente não basta para falar com sua equipe. Conhecemos e aplicamos muitos atalhos verbais ao nos comunicarmos, e acabamos utilizando-os para não ter que lidar com lacunas e áreas problemáticas urgentes. Inclusive, todos nós acabamos interpretando um pouco ao nos comunicarmos verbalmente. Falas cheias de paixão, oratória e intensidade muitas vezes escondem nossa falta de informação e conhecimento. 

A comunicação nas empresas precisa abordar os pormenores e fechar lacunas entre tudo que for dinâmico. Ao elaborarmos um recurso visual, podemos ver o que está faltando e o que precisa ser reorganizado. A prática visual incentiva pensar de forma holística sobre o projeto como um todo e seus diversos componentes. Depois de passar por todo o processo de criação de um plano visual abrangente, você terá definido os fatores individuais e desenvolvido uma visão clara do seu projeto.  

O valor oferecido por uma plataforma de colaboração visual integrada

Ao utilizar recursos visuais de ponta a ponta, desde a concepção até a entrega final, você colhe os benefícios de “registrar e oficializar tudo”. Isso significa que você pode acessar as ideias e maquetes criadas desde o início (independentemente do ciclo de desenvolvimento de produto em que o projeto se encontra), e também que seus objetivos e motivações originais continuam intactos. 

O problema é que a maioria das empresas não consegue registrar a forma como transita entre a concepção original, seu desenvolvimento e a entrega final. Sempre existe uma espécie de apego às versões anteriores, o que acaba interferindo na visão clara e nas motivações originais estabelecidas. 

E com equipes e funcionários trabalhando de forma isolada, a situação só piora. Se as decisões foram tomadas originalmente em uma única área isolada, e agora estão sendo repassadas para outras equipes isoladas, provavelmente o contexto do projeto está se perdendo com cada transferência de conhecimento. 

Quando tudo — sejam os primeiros conceitos, as maquetes de design ou os roadmaps de entrega — está centralizado em uma plataforma visual integrada como o conjunto de recursos de colaboração visual da Lucid, você pode acessar e monitorar os caminhos de desenvolvimento do seu projeto. Acesse versões anteriores de ideias, relembre a principal finalidade do projeto e mantenha todos alinhados a uma visão compartilhada. Além de visualizar fluxogramas ou roadmaps, você também pode voltar a acessar uma sessão de brainstorming antiga para relembrar a lógica inicial do projeto que você e sua equipe usaram. Você pode ainda ver o histórico de votação das pessoas que participaram e os comentários que deixaram referentes às ideias. A ótima transparência oferecida pela Lucid conecta equipes e funcionários isolados e mantém todos alinhados ao projeto.

O problema não é o isolamento, e sim como conectamos as equipes e os funcionários isolados, e a forma como equilibramos a agilidade com o alinhamento. A adoção do trabalho remoto deixou mais claro do que nunca que a comunicação verbal não é mais suficiente para ajudar as equipes a trabalharem juntas e exercerem uma boa comunicação. O ambiente de trabalho moderno precisa de um sistema melhor. E esse sistema é visual.