7 dicas para melhorar sua reunião de brainstorming

Vamos falar sobre as famosas sessões de brainstorming. Elas sempre soam tão promissoras, e até mesmo empolgantes! É um momento em que deixamos de lado o dia típico de trabalho para encontrar soluções novas e melhores para os problemas, participando de uma equipe de colaboradores motivados e exercendo a criatividade em reuniões dedicadas à formação de ideias. 

Infelizmente, a maioria das sessões de brainstorming não são bem assim. Elas geram uma abundância de ideias, mas com pouco foco; e quando opiniões e vozes mais altas acabam sobressaindo no grupo, alguns participantes perdem o interesse. E então, o trabalho em equipe vai por água abaixo. 

Quer dicas sobre como realizar sessões de brainstorming e formação de ideias mais práticas com sua equipe? 

Com algumas informações essenciais e orientações básicas, você aprenderá a realizar uma sessão de brainstorming prática rapidamente. Tudo começa com uma decisão simples e importante para o grupo.

7 dicas para melhorar sua reunião de brainstorming

1. Escolha um facilitador 

Já ouviu falar em barco sem leme? Bom, é praticamente o mesmo que fazer brainstorming em grupo sem um facilitador (coordenador de grupo): uma situação frustrante e sem qualquer senso de direção. O papel do facilitador é fundamental para realizar sessões práticas de brainstorming e garantir que o tempo está sendo bem aproveitado.

Ao escolher um facilitador, certifique-se de que é uma pessoa imparcial, que não tem medo de orientar (ou redirecionar) a conversa conforme necessário e que se esforçará para garantir que todos tenham chances de contribuir.

O facilitador de uma sessão de brainstorming também vai esboçar, esclarecer e aplicar as regras para o grupo. No final da sessão, o facilitador ajuda a registrar as melhores ideias, explicar os próximos passos e compartilhar as aprendizagens obtidas com a empresa.

Depois de escolher o facilitador certo para seu brainstorming em grupo, passe para a segunda dica. 

2. Monte uma equipe diversificada

Para realizar uma reunião de brainstorming prática, escolha bem quem participará do grupo. Convide pessoas de variadas origens, históricos e áreas em sua empresa, e certifique-se de que os membros selecionados tenham alguma associação com o problema que você está tentando resolver na sessão de brainstorming. 

Se um participante acredita que o tema discutido no brainstorming não é relevante, ou se ele/ela não sentir proximidade com o problema em questão, ele terá dificuldade para contribuir de forma significativa. 

Além de juntar funcionários com diferentes perspectivas de seu produto, empresa e clientes, certifique-se de que o grupo não seja nem muito grande nem muito pequeno. Para a maioria das sessões de brainstorming, o ideal é entre 6 e 10 participantes.

3. Mostre a programação para a equipe

Como qualquer outra reunião, uma sessão de brainstorming em grupo precisa ter uma programação. Todos devem entender o objetivo da reunião de antemão para estarem prontos para participar.

Além disso, montar uma programação e traçar os objetivos do brainstorming para sua equipe ajudará você (e o facilitador) a se responsabilizarem pela sua realização. Um brainstorming eficiente começa com uma boa preparação e um bom planejamento.

A programação do brainstorming pode incluir alguns dos seguintes elementos:

• Comece fazendo um ensaio do brainstorming
• Descreva o problema a ser resolvido
• Faça perguntas para inspirar a equipe
• Permita que todos contribuam com ideias
• Anote todas as ideias geradas
• Desenvolva as ideias mais relevantes
• Encerre a sessão e planeje os próximos passos

Dependendo do grau de seriedade do problema que sua equipe está tentando resolver, a sessão de brainstorming e formação de ideias poderá incluir algumas reuniões de acompanhamento.

4. Inspire as pessoas a gerar ideias 

Nem todo mundo consegue fazer brainstorming com facilidade. Em uma dinâmica de grupo, há uma cobrança maior para resolver os problemas rapidamente. Mas, em geral, o grande obstáculo é apenas iniciar a sessão. 

Por isso, recomendamos começar com um quebra-gelo para deixar a energia criativa fluir. 

Você pode fazer uma atividade simples e sem relevância à sessão de brainstorming. A intenção é que todos relaxem um pouco, incentivando o grupo a pensar de forma inusitada. 

Veja alguns exemplos de atividades de quebra-gelo básicas e eficazes:

• Associação livre de palavras: é tão fácil quanto parece. Escolha um tópico e vá criando uma lista de palavras.
• Brainstorming reverso: pegue palavras aleatórias e pergunte quais produtos essas palavras poderiam inspirar.
• Conte histórias circulares: crie uma introdução básica e, em seguida, todos acrescentam frases para dar continuidade à história.
• A beleza de um simples tijolo: peça para a equipe listar todas as utilidades possíveis de um tijolo. Quanto mais esquisito, melhor.

Quando o grupo estiver aquecido, se divertindo e pensando de forma desinibida, é hora de o facilitador dar início à sessão de brainstorming. Para não perder o embalo, foque o pensamento da equipe em torno de uma ou mais perguntas do tipo “Como podemos...”.

Esse tipo de perguntas são formuladas para sugerir a possibilidade de haver uma solução e para despertar a imaginação da equipe. Por exemplo, se você está fazendo brainstorming para criar um novo nome para um smartphone que tem uma câmera incrível, pergunte: “como podemos descrever um aparelho celular feito para pessoas criativas e artísticas?” 

Ao fazer uma pergunta de "Como podemos...", certifique-se de que não seja muito ampla (“Como podemos chamar este celular novo?”) e nem muito específica (“Como podemos chamar um celular com 441 pixels por polegada de nitidez junto com uma resolução de 1200 x 2640 pixels em uma tela OLED de 6,58 polegadas?”).

Se usadas corretamente, perguntas de "Como podemos..." vão gerar ideias significativas, inspiradas e diferenciadas.

5. Tente documentar tudo

Durante a sessão de formação de ideias, anote e registre tudo que puder. Nem todas as ideias ou sugestões serão boas, mas esse não é o propósito. Muitas vezes, um fragmento ou uma pequena noção de uma ideia vai inspirar a solução certa para você e sua organização.

Para documentar tudo o máximo possível, recomendamos:

• Delegar um participante do brainstorming para tomar notas/registrar a reunião.
• Usar uma lousa digital on-line, um quadro branco físico ou um flipchart.
• Enviar um e-mail para o grupo depois da sessão resumindo a reunião e indicando os próximos passos.

Durante a reunião, tenha muitas notas adesivas e marcadores em mãos. A intenção é se divertir e ser diferente de um dia típico de trabalho. A presença de notas adesivas ou notas adesivas digitais por si só pode ser suficiente para incentivar a participação do grupo. E, além do mais, notas adesivas ajudam a documentar o processo.

6. Abra espaço para as pessoas contribuírem com ideias individualmente

É claro que nem tudo pode ser realizado ou resolvido em apenas uma sessão de brainstorming, e nem tudo é para ser solucionado em grupo. Na verdade, o brainstorming em grupo pode até ser menos eficiente do que o brainstorming individual.

Por isso, ao encerrar uma sessão, recomendamos reservar um tempo para que cada membro da equipe possa continuar o brainstorming por conta própria.

Formar ideias individualmente é mais eficiente porque ao trabalharem sozinhas, as pessoas não se sentem julgadas e inibidas pelas opiniões dos outros. Algumas pessoas podem se sentir intimidadas para expor uma ideia ao grupo, mas dada a devida oportunidade, a ideia poderá ser desenvolvida e se tornar algo realmente incrível.

Isso pode acontecer na própria sessão de brainstorming em grupo ou entre sessões, se elas forem realizadas ao longo de alguns dias. De qualquer forma, é importante compartilhar ideias e conversar sobre as semelhanças entre elas quando a equipe se reunir novamente, e então descobrir se algo novo e interessante poderá ser aproveitado.

7. Elabore ideias compartilhadas

Durante o brainstorming inicial, a criatividade é bem-vinda. Tudo deve ser considerado. Dê preferência à quantidade de ideias, não à qualidade, e lembre-se de que a espontaneidade é um fator-chave. O ideal é criar uma grande lista de ideias para escolher dentre as opções. 

Quando as ideias pararem de fluir, você notará alguns padrões e semelhanças entre os conceitos gerados.

O facilitador vai organizar e categorizar essas ideias, e usá-las como base para abrir um diálogo mais aprofundado. Se todos os participantes tiverem a chance de contribuir, fica mais fácil trabalharem juntos para determinar uma solução. As pessoas se envolvem e se comprometem mais com ideias que ajudaram a desenvolver. 

Finalização

Lembre-se, realizar sessões de brainstorming e formação de ideias apenas ajudará sua equipe a viabilizar soluções. Colocar as ideias em prática acontecerá posteriormente. Para realizar sessões de brainstorming melhores e mais práticas, e revelar soluções mais rapidamente, inclua o Lucidspark em seu conjunto de aplicativos.