BambooHR

Lors d’une session de planification stratégique chez BambooHR, l’équipe de direction se retrouve généralement dans une salle de conférence transformée en centre de crise - des tableaux blancs avec des gribouillages sur chaque centimètre carré, avec des boîtes de beignets, des tasses de café, des post-its et des marqueurs éparpillés sur la table. Mais comme toute l’équipe travaille désormais à distance suite à l’apparition du COVID-19, le PDG Brad Rencher savait que leur réunion de planification stratégique sur trois ans serait très différente. Le problème était de déterminer à quoi la session de cette année devrait ressembler.

« J’étais vraiment inquiet au sujet de la révision de notre stratégie sur les trois prochaines années. Comment faire en sorte que les gens acceptent d’explorer de nouvelles possibilités et d’adopter une approche ouverte de leur travail ? J’avais peur que nous restions plantés sur Zoom pendant cinq heures avec aucun enthousiasme, et que mes collègues m’en veuillent de les avoir enfermés dans cette situation. »

Alors qu’il cherchait à déterminer comment harmoniser et mobiliser ses partenaires sans être dans la même pièce, Brad a découvert Lucidspark, le produit complémentaire de Lucidchart, l’éditeur de diagrammes de prédilection de l’entreprise. Il a choisi cet outil comme espace de travail pour leur réunion stratégique, dans l’espoir qu’un tableau blanc virtuel contribue à reproduire l’expérience des rencontres en présentiel.

Lucidspark n’a pas seulement aidé BambooHR à reproduire cette expérience – il l’a améliorée. La réunion s’est si bien déroulée que toute l’équipe de direction a convenu qu’elle préférerait utiliser Lucidspark plutôt qu’un PowerPoint ou un tableau blanc physique, même lorsqu’elle se réunira à nouveau dans la même pièce. Le tableau blanc virtuel a ravivé l’enthousiasme et la collaboration qui font souvent défaut dans le monde actuel du télétravail, permettant à l’équipe de coordonner ses efforts et de concrétiser ses nouvelles idées.

Mobiliser tous les participants

Alors que Brad s’inquiétait de la productivité et de la participation lors de leur appel Zoom, Lucidspark a suscité la même énergie et la même concentration que lors de leurs réunions en personne, si ce n’est plus. Il explique :

« L’équipe de Lucid a trouvé une idée géniale pour animer le tableau blanc virtuel, pour susciter la participation, comme cela arrive en salle quand on a un éclair de lucidité et qu’on saute sur le tableau blanc pour l’écrire, puis tout le monde s’exclame : "C’est ça !" »

L’équipe a préparé son tableau en définissant les différents piliers stratégiques dont elle devait s’occuper, tels que les clients, le produit et la concurrence. Puis ils ont entamé un brainstorming sur les objectifs pour chaque domaine, chaque membre de l’équipe ajoutant ses propres post-its au tableau. Brad nous a rapporté combien il était stimulant de voir son équipe participer activement, à mesure que les idées et les couleurs se mettaient à remplir la zone de travail illimitée.

La puissance de Lucidspark s’est vraiment manifestée une fois que les idées de chacun se sont retrouvées sur le tableau et que la discussion a commencé.

« J’ai su que cette réunion allait être une réussite lorsque j’ai vu le dialogue s’engager sur la base du contexte issu de l’esprit de chacun et qui était désormais consigné sur le tableau. Les participants ont commencé à clarifier leurs idées et à les mettre en relation avec d’autres en temps réel. En voyant ces interactions, je me suis dit : "Ok, on est bon." »

D’après Brad, les fonctionnalités d’un produit ne doivent pas être le point central. Ce qui compte, c’est la conversation et l’activité que ces outils permettent de susciter dans une salle virtuelle. Pour l’équipe de BambooHR, les caractéristiques de Lucidspark ont permis de créer des éclairs de génie qui constitueront la base de leur réussite pour les trois prochaines années.

Faciliter l’avenir du télétravail

Lucidspark a permis à Brad et à son équipe d’animer facilement une session de travail efficace. Bien qu’aucun participant ne connaisse le produit, il a suffit de quelques secondes pour que chaque utilisateur réalise sa première action après avoir ouvert Lucidspark. Il n’y a eu pratiquement aucun effort de prise en main, ce qui a permis à l’équipe d’entrer dans le vif du sujet dès le début de la réunion.

Le tableau illimité leur a offert des possibilités infinies pour trouver de nouvelles idées et établir des liens. L’équipe a apprécié que chacun puisse disposer de son propre espace de travail, et les fonctions de gestion de l’attention ont permis à Brad de réunir facilement le groupe dans une zone spécifique à tout moment.

Grâce à l’outil Couleurs des collaborateurs, chaque participant du groupe a reçu une couleur unique afin d’identifier l’auteur des différentes contributions. « Les codes couleur nous ont vraiment aidés à nous organiser. Je pouvais voir où était la pensée de chacun sur le tableau. En tant que PDG, je veux voir sur quoi les gens travaillent et où ils ont la tête. »

Lucidspark a contribué à animer et à diriger les discussions de la réunion. Décrivant son équipe comme un « groupe passionné qui aime parler », Brad a trouvé le minuteur particulièrement utile pour se rendre compte que l’équipe passait trop de temps sur un sujet particulier et qu’il fallait passer à autre chose.

Mais le plus important, c’est que le tableau blanc virtuel a fourni un moyen interactif pour les participants de rassembler les idées en un seul endroit : une capacité essentielle pour l’avenir du télétravail.

« En tant qu’animateur d’une réunion de groupe, vous avez besoin d’une application permettant d’ajouter un cadre. Nous utilisons des tableaux blancs et des diapositives depuis des années. Avec le « nouveau normal », de plus en plus de personnes participeront à des réunions à distance. Nous avons besoin de produits qui simplifient le partage d’informations et la cohérence des échanges. Même si nous étions sur site, nous projetterions Lucidspark sur un écran et nous l’utiliserions comme espace de travail pour établir un cadre et harmoniser nos discussions. Je pense que Lucidspark est en bonne voie pour devenir un produit puissant pour le futur du travail. »

Harmoniser pour aller de l’avant

Quelle que soit la productivité d’un brainstorming, il ne peut déboucher sur une action si l’équipe ne s’accorde pas sur les idées qui en résultent. BambooHR compte 19 000 clients qui s’adressent à elle pour obtenir des conseils sur l’avenir de la gestion des équipes - l’enjeu de cette session stratégique était considérable. L’équipe a constaté que la fonction de vote de Lucidspark était essentielle pour susciter l’alignement dont elle avait besoin pour aller de l’avant.

Après le brainstorming, l’équipe a organisé ses post-its par thème. Puis ses membres ont voté pour les idées restantes. Brad décrit l’expérience : « Le vote était amusant. Cela a également permis d’obtenir un consensus plus fort que lorsque nous nous réunissons en personne. »

Grâce au vote, l’équipe a pu identifier clairement ses meilleures idées et s’accorder afin de passer aux étapes suivantes pour les concrétiser. Brad était tellement satisfait des résultats de la réunion qu’il a envoyé un SMS au PDG de Lucid après coup : « Vous m’avez permis de réussir notre réunion stratégique aujourd’hui. »

L’équipe de BambooHR envisage de continuer à intégrer Lucidspark dans son flux de travail, Brad prévoyant déjà d’utiliser le logiciel de planification stratégique pour une réunion de planification OKR de plusieurs heures. En une seule session stratégique de quatre heures, Lucidspark est devenu un produit incontournable pour l’équipe de BambooHR.

« Nous avons tous connu des appels virtuels avec des webcams éteintes, des écrans noirs et autres désagréments. Lorsque vous organisez des réunions stratégiques de plusieurs heures, il est essentiel qu’en tant que PDG, je puisse tirer le contexte de l’esprit et des convictions de chacun afin que nous puissions prendre la meilleure décision. Nous avons essayé d’autres produits de collaboration en ligne, mais la nature dynamique de Lucidspark, avec des fonctionnalités telles que les codes couleur et le vote, le tout dans une seule application sur un tableau partagé hyper polyvalent, a vraiment permis à nos réunions de changer de dimension. Il nous appartient maintenant de concrétiser cette stratégie en une entreprise qui prospérera pour les trois prochaines années. Je suis très reconnaissant d’avoir pu tester Lucidspark pour nous aider à organiser une réunion productive. »