Incluso las tareas que parecen sencillas pueden convertirse rápidamente en un desorden incontrolable. Pero la administración de proyectos es más fácil si utilizas las herramientas adecuadas. Y esta noticia es aún mejor: la herramienta adecuada para administrar un proyecto es fácil, intuitiva y altamente visual. Se llama diagrama de Gantt y es una excelente manera de aprovechar todo tipo de proyectos, desde los que parecen sencillos hasta los que parecen moderadamente imposibles. Te mostraremos cómo comenzar a organizar tu propio diagrama de Gantt con la ayuda de Lucidspark.
¡Nos entusiasma poder ayudarte a empezar con tu diagrama de Gantt!
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt contiene barras que muestran el tiempo y los pasos, o tareas, necesarios para concluir un proyecto. Esas tareas se asignan a los integrantes del equipo y se muestran en barras que concuerdan con las fechas de entrega en la parte superior del diagrama. De un solo vistazo puedes saber quién está trabajando en qué y cuándo se debe concluir cada tarea. También puedes ver las dependencias para cada tarea y en qué tareas se puede trabajar de manera simultánea.
El diagrama de Gantt fue creado en 1896 por el polaco Karol Adamiecki, un economista, ingeniero e investigador en administración. (Casualmente, este también fue el año en que Leo Hirshfield lanzó el Tootsie Roll, por lo que es un año que vale la pena recordar.) Adamiecki enfatizó el trabajo armonioso con base en el análisis gráfico, por lo que su deseo de armonizar el trabajo se convirtió en una versión inicial del diagrama de Gantt llamado "armonograma".
Este diagrama fue actualizado por el ingeniero y consultor de administración estadounidense Henry Gantt, cuando fue contratado para ayudar al ejército estadounidense a prepararse para ingresar a la Primera Guerra Mundial. El diagrama de Gantt refleja su teoría de la administración, la cual hace hincapié en los recursos y el tiempo, y fue diseñado para mostrar una comparación entre el desempeño y las promesas. No obstante, se presentaron algunos problemas importantes con estos diagramas iniciales:
- No mostraban las interdependencias.
- Se dibujaron en papel, por lo que, si algo cambiaba, se tenían que volver a hacer por completo.
Afortunadamente, las reproducciones modernas del diagrama de Gantt mantienen a todos trabajando de manera armoniosa hacia un objetivo común sin necesidad de volver a crear el diagrama desde cero cada vez que algo cambia.
Beneficios de usar el diagrama de Gantt
Es probable que descubras tus propios motivos para amar los diagramas de Gantt conforme comienzas a incorporarlos en tus procesos de trabajo, pero estos son los motivos más comunes por los que las personas recurren a estos prácticos elementos visuales:
- Seguimiento del avance: sabrás dónde se encuentra el proyecto en un punto específico.
- Alineación del equipo: el equipo aprueba el proyecto y las tareas con anticipación.
- Administración: los proyectos que son demasiado grandes se dividen en tareas más pequeñas que son más fáciles de manejar.
- Muestra las dependencias: es fácil pasar por alto las dependencias cuando no se lleva a cabo un seguimiento de las tareas, lo que provoca cuellos de botella que podrían poner en riesgo tu fecha de entrega.
- Administración de recursos: podrás saber quién se necesita en qué lugar y qué contribuirá. Evita el agotamiento y conoce quién necesitará apoyo adicional.
Cómo crear un diagrama de Gantt
¿Estás listo para crear tu propia obra maestra de Gantt? Aquí te brindamos una guía paso a paso:
Determina tus tareas y subtareas
Te sorprenderá saber la cantidad de tareas que se requieren incluso para un proyecto básico. Para garantizar que no se te olvide ninguna tarea, usa este paso como una oportunidad para usar una pizarra virtual como Lucidspark con notas adhesivas para intercambiar ideas sobre las tareas y subtareas necesarias. Solicita la opinión de varios equipos y partes interesadas que puedan aportar otros puntos de vista. Una vez que hayas hecho una lluvia de ideas, es fácil mover estas notas en los pasos siguientes.
Identifica cómo se relacionan las tareas
Hay dos maneras en que las se relacionan las tareas dentro de un diagrama de Gantt:
- Tareas paralelas: tareas en las que se puede trabajar de manera simultánea
- Tareas secuenciales: tareas con dependencias
En tu pizarra virtual, mueve las notas adhesivas para indicar qué tareas requieren que se concluyan tareas anteriores antes de realizarlas. Si hay tareas que pueden concluirse de manera independiente, colócalas en su propio contenedor.
Crea tu cronograma online
La manera más fácil de hacer esto es trabajar de atrás hacia adelante, especialmente si la fecha de entrega del proyecto es muy estricta. Si no lo haces, calcula cuánto tiempo debería tomar cada tarea y luego ordénalas en la tabla en ese orden. Es una buena idea sobrestimar el tiempo que debe durar cada tarea. De esa manera, es menos probable que cualquier circunstancia imprevista desvíe todo el proyecto.
Organiza tus tareas
Esta parte es muy gratificante. Revisa las tareas que tienen dependencias y crea un orden secuencial. ¡Listo! Ahora sabes dónde colocar tus tareas en tu diagrama de Gantt.
Crea tu diagrama de Gantt en Lucidspark
Por supuesto que tenemos una plantilla de un diagrama de Gantt. No tienes que reinventar la rueda. Primero, abre la plantilla del diagrama de Gantt en Lucidspark. Después, llena las tareas que tendrás que llevar a cabo, según se haya decidido durante tu lluvia de ideas. Las tareas se encuentran en el lado izquierdo del diagrama de Gantt. La plantilla solo tiene 9 espacios, pero puedes copiar/pegar un número infinito de tareas con facilidad (lo mismo ocurre con cualquier otro objeto en el diagrama).
