Conocer tus metas y objetivos
Una vez realizado el trabajo previo, reúne al equipo en un tablero de Lucidspark para iniciar un enfoque organizado de la selección del software. Consulta tu lista de partes interesadas para determinar de quién es necesario obtener información durante esta parte del proceso.
- Contenedores: Los contenedores son una gran herramienta visual para mantener organizadas las notas adhesivas. Para esta lluvia de ideas, puedes considerar incluir contenedores para los diferentes equipos y sus necesidades o para la forma en que la solución servirá a las partes interesadas internas frente a las externas.
- Lluvia de ideas con límite de tiempo: Una lluvia de ideas con límite de tiempo añade una ligera presión al proceso de lluvia de ideas que fomenta el trabajo en profundidad durante un tiempo determinado. Esta intensidad es una herramienta útil para generar ideas del equipo y mantener a todos en la tarea.
- Etiqueta por prioridad: Después de la lluvia de ideas, vuelve a etiquetar cada contribución. Puedes etiquetar por prioridad (alta/baja) o por deseos frente a necesidades. Esto es útil para acelerar el proceso de evaluación.
Crear una lista de requisitos de software
Después de la lluvia de ideas inicial, tendrás una comprensión más profunda y concreta de por qué necesitas una solución de software. Para tu próxima lluvia de ideas, necesitarás determinar cuáles son los requisitos de esa solución.
- Contenedores: ¡Es hora de agregar más contenedores! Cada contenedor puede ser etiquetado con temas como "obligatorio, bueno tener, no se debe tener" o puedes separar cada contenedor en varios aspectos del software y recurrir a los participantes de la lluvia de ideas para que contribuyan con lo que están buscando (por ejemplo, si estás buscando una solución para gestionar tareas, un contenedor podría incluir "diseños" y los integrantes del equipo podrían contribuir con el tipo de diseño de gestión de tareas que prefieren, como los tableros Kanban). A continuación, realiza otra lluvia de ideas con límite de tiempo y etiqueta las notas adhesivas con prioridad.
Comenzar a buscar aplicaciones relevantes
Ahora viene la parte divertida: la compra. Es momento de empezar a buscar soluciones de software. Utiliza un motor de búsqueda o acude a un sitio web de valoraciones de software para guiar tu búsqueda. Guarda tus resultados de software en el tablero de Lucidspark y utiliza enlaces en las notas adhesivas para facilitar a los colaboradores la consulta de tus recomendaciones.
Consejo pro: Agrega etiquetas y contenedores para mantener tus opciones de software organizadas. Por ejemplo, podrías organizar por código abierto o propietario, costo o límite de usuarios.
Comenzar a tachar
Si crees que ir de compras es divertido, espera a probar eliminar opciones de software. Utiliza la herramienta de dibujo a mano para eliminar el software que no cumpla tus requisitos mínimos dibujando una X gigante en la nota adhesiva. Es bastante gratificante.
Hacer pruebas
Ahora es el momento de ver cómo funciona el software seleccionado en acción. Es posible que hayas reducido tus opciones a una sola selección o que asignes varias pruebas gratuitas a diferentes integrantes del equipo para recabar sus opiniones. En cualquier caso, los conejillos de indias del software tienen una gran responsabilidad: tienen que utilizar el software y aportar pruebas convincentes y concretas de por qué hay que comprarlo o descartarlo.
- Participantes: Vuelve a tu lista de partes interesadas. Deberás haber determinado qué opinión es importante recabar a través del proceso de prueba. A esas personas se les debe asignar un software para que lo analicen.
- Contenedores: Una forma de recopilar opiniones es nombrar a un contenedor para cada software. A medida que los participantes interactúan con el software, pueden contribuir con sus notas codificadas por colores para cada contenedor. O, si lo prefieres, puedes simplemente etiquetar notas adhesivas con los nombres del software y permitir que los usuarios agreguen sus notas a la nota adhesiva correspondiente. Otro método es utilizar un contenedor y hacer que los participantes añadan etiquetas con códigos de colores: rojo para lo negativo y verde para lo positivo. De este modo, es fácil ver de un vistazo qué soluciones de software tienen una reacción más positiva.
Reducir la lista
Saca la guillotina. Bueno, la guillotina en sentido metafórico. Una de nuestras características favoritas de Lucidspark es la función de votación incorporada. Es especialmente útil para determinar qué software elegir, sobre todo cuando la elección no es tan obvia.
Convoca una reunión o asigna un plazo a tu equipo para que vote por su elección de software. A veces, la selección del software puede parecer una conclusión inevitable, pero en realidad puede ser una sorpresa para todo el mundo el camino que su equipo finalmente elija. Si votan por la opción más popular, complacerán al mayor número de personas. Además, la votación proporciona transparencia para que nadie pueda alegar que la decisión fue determinada por una sola persona.
La elección de un software puede suponer un importante costo de tiempo y dinero, por lo que es importante acertar a la primera. Aunque seguir nuestros pasos para elegir un nuevo software puede parecer una tarea compleja, son importantes para garantizar que la selección del software sea deliberada y satisfaga las necesidades de tu equipo.
